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4 现档篇[1]
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一字或二字不定者，悉视为一字（参见第5、第7两条），必要时作参照。
正当之排列：
Automotive Sales Company
Auto Piano Company
Interstate Drug Company
Intes State Manufacturing Company
Northeast Coal Company
North East Harbor Dredging Company
South Eastern Manufacturing Company
Southeastern Milling Company
Southeastern Rubber Company
（7）凡地理上之复合名词，视为分开之字。惟其第一部分非英文字者另视之。
正当之排列：
New Jersey Deering
New Jondon De Kall
Newburg Delaware
Newton Demorest
（8）名中有冠词“the”者以括弧括之，名前有“the”者提于名后，排列之时均不作算。外国商店名称中之冠词，不作改动。
原名 著录
Hart The Flourier Hart（The）Flourier
The Castle Har Co. Castle Har Co. （The）
（9）外国政府之名称排于共和国名之下，其下再以部署分。
原名 著录
Dominion of Canada Canada, Agriculture
Department of Agriculture （Dept. of）
Republic of France France, Seine（Dept. The）
Department of the Seine
美国联邦各部之名，著于美国政府之后，而下以部分。
（题）原名 著录
U. S. Dept. of Agriculture U. S. Government Agriculture （Dept. of）
U. S. Collector of Internal U. S. Government Treasury（Dept. ）
Revenue Collector of Internal Revenue
省县市镇之名，即以其地域之名著录，而下以部分。
所题 著录
State of New York New York, State of
Commonwealth of Pennsylvania Pennsylvania, Commonwealth of
Probate Court Norfolk County Norfolk County, Probate Court
Town of Berwick Berwick, Town of
City of Boston Boston, City of
Borough of Manhattan Manhattan, Borough of
凡Dept. of, Bureau of, Board of, Commission of等熟语，用于国省市政府者，均置于其所形容之字之后，而以括弧括之，排列之时不计。
所题 著录
New York Board of Aldermen, New York City New York, City of, Aldermen （Board of）
Commission for the Blind, New York State New York, State of, Blind （Commission for the）
Department of Education, New York State New York, State of, Education （Dept. of）
U. S. Department of Justice United State Government, Justice（Department of）
若该项熟语已成为该团体名称之一部分者，则依第二条规则著录之。
所题 著录
Board of Missionary Preparation Board of Missionary Preparation
Bureau of Envelope manufacturers of America Bureau of Envelope manufacturers of America
Bureau of Social Hygiene Bureau of Social Hygiene
（10）凡Ltd., Inc., Son., Co., Bro., Mfg．及Corp．等字，著排之时均视为拼出之全字。
正当之排列：
Henderson, Tanning & Company
Henderson, Ltd.
Henderson, Locke Corp
Loft, Geo. L.
Loft. Inc.
Loft. John. J.
（11）凡and, &, of, for等字，排列之时不计，惟写其名称之时不能取消。
所题 著录
Pusey & Jones Pusey Jones
Committee of Seventy Committee Seventy
Home of Blind Home Blind
House of Good Shepherd House Good
（12）缩写字如Jr,2nd, Sr．等，为名称之一部分者，置于正名之后，以括弧括之，排列时不计。
所题 著录
Jame. G. Blaine, Jr Jame. G. Blaine, （Jr）
Henry Hales, Sr. Henry Hales, （Sr. ）
（13）个人之名位，无论在名前或名后，均置于本名后括弧内，排列时不计。
所题 著录
Dr. John Brown Brown, John（Dr. ）
Capt. William Clarke Clarke, William（Capt. ）
Horace Cook, LL. D Cook, Horace（LL. D）
Ms. A. R. Crawford Crawford, A. R. （Ms. ）
Mayor John Mashall Mashall, John（Mayor）
Prof. W. N. Rice Rice, W. N. （Prof. ）
William Waltor, Treasurer Waltor, William（Treasurer）
例外之一：凡外国名及个人名，其中除正名一字外，只有名位字者，视为照所题著录，必要时作参照。
所题 著录
Madame Lucile Madame Lucile
Prina William Prina William
Princes Alicia Princes Alicia
例外之二：公司、会社之名前有外国冠字或名位字者，照所题著录。
所题 著录
Madame Blanc, Hats
M Progresso Italo 均同左
La France Novelty Co. Inc.
La Primodora Cigar Co.
（14）凡名前有数目字者，视为已经拼出者，著排之时视为一字。
所题 著录
5th Avenue Hotel Fifth Avenue
48th Street Theatre Fourty-Eight Street
42th Broadway Building Fourty-two Broadway
14th Street Store Fourteenth Street
3rd Avenue Railway Third Avenue
1926 Broadway Building Nineteen Hundred Twenty-six Broadway
（15）缩写之字，以拼出者视之。
所题 著录
Wm. Foster Inc. Foster, William, Incorporated
Jos. St. Clair Co. Sanit Clair, Joseph, Company
R. R. Bldg. & Loan Assn. Railroad Building & Loan Association
（16）凡名称中有所有格’s者，著排时不计。
正当之排列：
Brentans A. R.
Brentans's Book shop
Brentans, Charles
（17）凡具所有格s’者，著排时仍计之。
正当之排列：
Girl Scouts
Girley, John
Girlow, William
Girls' Friendly Society
Girls' Home
Girlum Howard
（18）凡名称中有街名、建筑名、数名等名称者，著排时依之。
所题 著录
Standard Oil Co. Standard Oil Co.
Equitable Building Equitable Building
120 Broadway 120 Broadway
New York, N. Y New York, N. Y
（19）凡街道号数不止一号者，依其最小之一号排列。
所题 著录
Harrison & Treflew Harrison & Treflew
910-12 Mastin St. 910 Mastin St.
（20）已婚女子著排其法律上之正式之名，若其丈夫之名著名者，得作参照。
原名 著录
Mrs. Mary A. Brown Brown Mary A. （Mrs. ）（Mrs. John A. ）
参照
Brown John A. （Mrs. ）
See Brown, Mary A. （Mrs. ）
（21）凡收受（receivership）、监护（guardianship）、保管（trusteeship）等，著排于其所属机关或个人名称之下。另作收受等之参照。
所题 著录
C. D. Thomson Receiver for Carnegie Foundry Company Carnegie Foundry Company
参照
Thomson, C. D.
（receiver）Carnegie Foundry Company
（22）凡常以两种之名称出面办事者，著排于较重之一名，而常参照其他名也。
A. 因继承关系而改名者：
原名 题名
Turnbul & Evans Turnbul & Evans
Sucessors to Booden & Turnbul
参照
Booden & Turnbul
Sucessed by Turnbul & Evans
B. 原主人名（Proprietor）即商号名：
原名 题名
William Farley, Prop. A. & J. Carage
A. & J. Carage
参照
Farley William, Prop.
A. & J. Carage
（23）凡以自A至Z排列之材料，各字分别按照字母之先后顺序排列，直至其末字为止。如：
Care, Carson, Carteret, Carters, Cartersville, Cartwright, Carty
Amer, Iralter & Amerest Baking Co., American Can Co., American Carco, American Art Co., American A Ameos, E. C.
（24）凡单姓排于附有缩写字者之前，附有缩写者之姓排于附有名字者之姓之前。
正当之排列：
Kurzman
Kurzman, A.
Kurzman, Abert H.
（25）凡单一缩写字，排于以该缩写字为首之字之前。如：
J. W. B. Co. ——Jones, Harry
Jones, H. W. ——Jones, Henry H.
Jones, H. Wilson——Jones, Henry Howard
（26）字典对于Mac, Mc等字最简单而合理之排法如：
Maar
Mable
Mac Bride
Madden
McAneny
McWilliam
Mellon
Merrill
（27）凡同名之地，依其所属之城市之字顺排；城市同名者，依省名字顺排。
正当之排列：
Western Foundry Co., Birminghan, Ala.
Western Foundry Co., Connellsville, Pa.
Western Foundry Co., Newark, N. Y.
Western Foundry Co., Newark, Ohio
（28）凡写本城、本县等地域名称者，应照其所指之城或县等地域名称排。
原名 题名
National City Co. National City Co.
City New York, N. Y.
W. K. Emeson Emeson, W. K.
City Boston, Mass.
（29）凡银行（商店、学校）等名之前冠以“第一”、“第二”、“国立”等字者，应于其前以其所在地之名以分别之，而后加以省名（括弧内）。名称前有地名者，地名不重写。已有地名者不再加。
所题 著录
First National Bank of Boston Boston: First National Bank of （Mass. ）
Citizens National Bank of Baltimore Baltimore: Citizens National Bank of（Md. ）
New York Trust Co. New York Trust Company（N. Y. ）
（30）凡关于某名、某事之来往关系等件，悉排于某名或某事之下。
（31）凡所论及不止一名一事者，著录于重要名事者之下，而另作参照。
（32）有数事项文件，可只依事项之名称排列而不必顾及其关系之人，亦不必作参照，如Applications、Stockholders等事项。
所题 著录
Thomson Wilson——Application for Position as Chauffeurs Application Chauffeurs
（33）凡本机关内各部互相往来之文件，原件排列于乙部而标题为甲部，底稿排列于甲部而标题为乙部。其排法如下：
甲部 函 乙部
4.6 移档法
移档者，将过时或不常应用之文件，移置于另一地方储藏之，以节省地位、设备及人工者是也。移档之法普通可分为二种：一曰按时法（Periodic Transfer Method），二曰永久法（Perpetual Transfer Method）。
按时法即按照一定之时期，一年一次或二次或其他，自现档橱中移去过时或不常用之文件也。按时法之施行，有三种不同之形式：一期法（One Period）、二期法（Two Period）、限期法（Maximum-Minimum Period）。
一期法者，即将所有各现档，按照规定之时间如每年一次或二次，一起完全移并置于旧档之中，而新档重新起始。此种移法手续固甚简洁，但在甫移后之一时期中，其随时参用旧档之时，实与现档无异。
二期法者，若用四抽斗之柜，则上二斗储现档，下二斗储上期所移之档，按照一定之时期，如一年一次或二次，将下斗档移于老档储藏处，将现档自上二斗移于下二斗，而上二斗则新档重新起始。此法又有呼之为双储法或重移法或轮移法者（Double Capacity or Multiple Transfer or Cycle Method），此法将最近要用之两期档案合置一处，但分放之而已。若现档太多，下二斗之档亦可暂移木架上。
限期法，于排放文件之时即规定此件在档中应占若干长久之时间，最大与最小之时间。移档之时，即视此时间之到否以为去留。例如每六月移档一次，则文件最大限者譬如为十八月，最小限者为一年，则第一次均不移，第二次只剩十八月者，第三次十八月者即该移去矣。移去之档，可照老档依类加入之。[10]
永久法者，审定某件已过时或不用者而移去之。此法最是合理，然须逐件加以适当之审定，实为不易。暂觉不用而实甚有用者，亦未可知。此法可行之于有时间性之文件，如司法案件、条约、统计等。
移档中之导片与封套：依所用排档之法之不同而导片与封套之加添移置而不一。若为二期法，则须备两套导片与杂件封套，为第一移档之用。若用混合字顺法者，则杂档封套可作导片，在此情形之下，不必移杂档封套于导片地位，即各封套之前。若用数次法者，导片可不必移走。因各封套均有数目，可为指引，不再须导片。若用字数色混合法者，则第一导片要移，而第二杂档封套可留作第二导片之用。
档件在未移前有数事项，即应将档内各件排列无误，导指无误，何者移交须另加封套者。若先将应用之封套作出，则移档时可以节省时间。文件之确实过时无用可弃去之，惟须经上级之批准。其他一切用具亦应先期预备。移档之箱可用单箱式者，以便移时可以随时置放也。
4.7 借档法
4.7.1 借用法
借用法（change method），凡一档件被人借用，有数事项注明者：名称或题目、数目、档件之时期，借者之姓名、借出之日期、应还之日期等。至于借出卡片，有数式可用：
（1）借出导（out guide）
A. 附条者（with requisition slip）
B. 印格者（accumulative）
（2）代替片（substitution card）
A. 附条者（with requisition slip）
B. 印格者（accumulative）
（3）借出套（out folder）
借出导中之A、B两式均有用者。附条导片，系于原纸导片上之装有插片处，插入借条。借条之大小为5”×3”。此法凡全套之件均借入或借出者，不亲自到档件处而于其自己之办公处签此借条，于来者均甚便利。此类借出导片甚多之时，应排于每抽斗之最前或最后，以便检查。用此法若只为借某封套中之一二少件者，则不若代替片之佳。其式如图4-4所示：
图4-4 印格导片示意图
印格导片，于导片之上画若干格，注明档件名称、借者、日期、号码等，有人借出，则书于上，还来即消去。其大小与封套等，上有突舌，书“借出”（out）二字。此法对于借出全套或零件均便。若必借出，签字负责者则以有借条者较佳。
（1）代替片
代替片之大小与封套等，极右上有突舌，书“借出”二字。凡某文件借出而以此片置于该文件之地位以替代之，使人一清而知此文件已借出。其形式亦有两种，附借条者与附印格者。附借条则将借条粘于或插于代替之上，附印格者与前所述印格导片同。
（2）借出套
有不用借出导而用借出套者，其利为当某全套文件连套借出时，若有新文件来，可暂置于借出套中。此借出套上端突舌上亦有“借出”二字，内亦如借出导印格者然，印有借格以备用。
（3）护档套（transportation or courier folder）
凡全套出借者，原封套宜仍存箱柜中，其中置借导或代片，而将档件另置于一直边之护档套中，此套可用特色之颜色以为别。上书“还置档中”（return to files）。如此则可保持原档，不致受损，同时此档件虽借出，另有新档来亦有原封套以纳之。此种护套可随时继续应用，直至其用坏方止。凡档件还来之后，管理者须立将借条或代片等取消。
4.7.2 档之转借
档之转借（transfer of changed master to another person）为档件之急速使用，有档件从甲手移转于乙手而不经还于档案处者。为此之手续不一。普通之法，系某一文件，乙不待甲还至档案处，即从甲处借去，此时甲应填就一转借之片，放于一定处待收，或遗人送至档案室。管理者即可将借档者由甲转乙，但妥留转借之片以为证据。
4.8 地方档案之保存
（1）地方档案之意义
凡地方政府各机关日常活动往来之文件（书籍、地图）如office correspondence, letter books, report, minute books, wills, marriage records, vital statistics, deed books, office oath & bounds, vouchers, assement rolls, tax bill, court records, election returns, militia bits, records of States，均为地方档案。惟官吏之纯粹私人函件不在其内。地方档案分现行（current）档案和非现行（non-current）档案。
（2）地方档案之现状
地方档案最关重要者，以其乃确为人民实际生活之写照也。然而其不被人注意也最盛。昔日之章学诚、近代之徐炳昶皆因为此提倡保护。吾国省县皆有管卷宗者，而其卷宗之处亦有出人意料之外者，惜管理不善，保护不周，不防水、不防火，往往随水、火、兵、燹、盗、买、虫、鼠而多数以毁。[11]或久假不归，或储地忘记，或交代之时以为私人文件而移去，或以老档无用而举以送人，或出买，或用以糊垫桌屉者亦有之矣。欲其长存，第一须有国家明令以保护，第二须有善长之管理使官吏及大家得以随时利用，固乃知其重要而加以重视也。
（3）地方档案之重要
其一，行政事务上之功用；其二，历史上之价值；其三，社会之情状，人民之生活史，欲重筑过去必要之物也。[12]
（4）保存地方档案之问题
宜善为保存而尽量分开利用，有价值者宜印行，各机关宜有专款以维持此事。若管理得宜，宜将地方档案之非现行者；较宽泛者集中于省档局作单。地方档案之保存，一宜置于安全之地，毋使其散佚毁灭；二须使其得尽量利用。现行档及重要档应置于避火之地。
每部每科之档应使其在一起以便应用；应用卷宗封套储存或装订成册。坏者补之，不能再保存者重抄之或影印之，裱之装之；应用好纸好墨以为公文档案；国家应有法令令重视善管之，不准毁，不准买，要随时派员查看。
国家对于地方档案之法令，应注意以下各事：
档案之范围何指，档案室之设备，上级机关之监督与奖惩；要用好纸好墨行文；要避水火虫鼠而保安全；要排列使用，要保管得宜；前任官吏须安收档案交与后任官吏；凡官档被私人攫去应尽量谋回；不能私行摧毁档案；顺注意移档与上级机关集中管理之办法。
4.9 档案修补规则
（1）通则
登记（按时间）
检查一过
封面
标签
叶号
老字（留着）
老封（留着）
老纸或皮（留着）
新针宜钉老孔
针夹等宜改钉
封套（检）
印（特别者宜报告记下）
修补者之记录
镶裱
（2）装订与修裱
开盒形状
修补
封版宜稍宽
钉线（或紧旧线，或缘旧孔用新线）
旧封面（不能用者可裱于新封面内）
尾纸（留着）
计数
（3）印记
附带之印
盖上之印
（4）标笺与参考
标笺之贴法
书籍
排档（file）（打或写）
卷子（缝上）
盒柜（粘上）
图4-5 标准标笺
包捆（印上）
参考记号
①档群
②档类
③档号
前二用红，第三用黑
①前二贴在上，红
②后一贴在下，黑
（5）盖印（stamping）
办事室印用黑（于背或边）
登记号（此位登记）
叶号（蓝色）
粘附钉叶号数
变更号数
修补日期
参考归类（不必在档案本身）
借出之档案之记号
4.10 移录档案文字之法则[13]
此法则（rules for transcribing documents）乃作者往年为一私家印刷会社（The Survey Record Society）所草订者。现不过于举例方面略有改定而已。然B部本文各条文，对于印各时代各种文字之档案均可应用（all printings of archives of whatever date and in whatever language）。原则如此，记号形式（formal signs）可以随人改变，只需最初用之时，加以明白之说明可也。据数年之经验，其中之改变可得而言者，无非多用脚注（more in footnotes），少用子注（即插说明于文本之中，而加以方括弧）（less within brackets in the text）。盖子注易使读者阅读时不贯气也（to annoy and interrupt the readers）。
再移录时，除A字第一条所述而外，当全依原文，所用符号以愈少而最能恰合表出原文原意者为佳。移录者个人之意见（intrusion），除可述之于导言或注释中者外，以能尽量免去为佳。若非另有规定，此规则可同施之于Latin, French或English所写成之档案。
4.10.1 字号及缩写
（1）凡缩写字，其意义无疑义时，可将全字写出（to be extended）。
（2）凡缩写有些许疑义者，仍全字写出，加“'”，如pcett=parcell'，此对于拉丁文之人名及地名（surname and place name）最需。如此，早年代之英文文档之某种字之字尾亦然。
（3）其处似应大写而小写者，大写录之。拉丁文中y音前为记之t字而用c字者，记e而代表合音。a、e者以及i、j、u、v、y字母应照原样移录之。
（4）原文有勾选者应绝对照移之，无有者决不可妄加。
（5）段落及其他记号，原文中故意加上作成者，应照录之。
（6）数目字不论大小写之Roman体或Arabic体均精确照录之。如中文之大写体如壹、贰、叁，小写体一、二、三，俗写体〡、〢、〣、〤、〥，拼写体如以及一三〇八等亦然。
移录之法最要在能分别何者为本文之语，何者为编录者之语。其法有二：一曰以罗马体及意大利体别之，二曰以正文及子注（放在方括号内或双行夹注）别之。
4.10.2 原文
（1）原文中古体字应以普通罗马字体抄之。
（2）脱文落句者，录者可以加入，但须以方括弧括之，如Ge [orge]Washington，张［之］洞，但原文错误者不然，请看下文第6条所述。
（3）脱文落字，不易添入者，用“·”以代之，点放入方括弧，点数最好与脱落之字相等，若多数字句或数行脱落者则不可用点，而于方括弧内注“一行不能识”或“一行已撕脱”或“住址脱落”等语。
（4）若原文中本有错误，而原写者改正者，应照第1条之规定录之。
（5）原文中文字若有经原写者变更者，应于变更处后加方括弧并注明之，或于脚注内说明之。原写者之变更文字，约有以下之情形：
A. 以笔画去一符号、一字母或一单字（delete a sign, letter, or word by striking it through）
The King [Queen struck through]desires
B. 涂去不要之字，于其下打数点或下画线以为识（delete by expunged placing a dot or a lineunderneath）
The King [Queen expunged]desires
C. 擦去不要之字（delete by eraseing scraping out）
The King [Queen erased]desires
D. 增添文字于行间、天头、边白等地（insert a word & c. above the line, in the margin, and so forth）
The Chief Magistrate wishes
E. 另写字于原经写就之字上（write a fresh word&c. over what he first wrote）
President Wilson' desires
以上种种情形，应以如下之法表示：原文内之字用罗马字体（Roman）来书写，其余注语用斜体字（Italics）书写。
①王（原作后，画去），欲……
②王（原作后，涂去），欲……
③王（原作后，擦去），欲……
④省县（注1）县长欲……
⑤大总统威尔逊（注2）欲……
（注1）省县二字系添于行间（chief inserted above line）。
（注2）威尔逊三字系书于擦过之字上者（系挖补者）（Wilson written over erased）。
（6）原文误脱，而往抄者或编者加入订正之符号及说明之语句（如“原文如是”或“？”）。应全用斜体表示于方括弧内。
（7）原本不止一本者，以一本为主，他本文字有不同者，于脚注中说明可也。
4.10.3 例外情形
（1）注太长者宜是为脚注。
（2）其他各项应加以说明之事，此规则未论及者，概用脚注注之。如：
①此处明系空格，games系后来填入者；
②从此点起书写字体改变，与前不同。
（3）凡重见迭出之事，如一英国档案中之无意义之缩写字，编者所架空某种字之缩写字而常见者，或某同之一字，叠见而形式改变者，可用以总注互或通注（general note）注明，不必前后常注。
（4）编者可以改原来行格版叶，以省篇幅。原文中之边注，可入印本正文中，但须以脚注注明之。如图4-6 Exchequer of Receipt所示：
图4-6 Exchequer of Receipt
* * *
[1]原题“现档管理法”。编者注。
[2]排列系统须简单、适用、有伸缩性；又须存乎其人（合作、尽职）、存乎其用（尽其用），人尽其职、物尽其用。
[3]捆平法、架格法。
[4]到时法（follow up method）；备忘录，记事录（tickler）；待复（hold for answer, H. F. A. ）；待解（tickle, rending）。
[5]rotary, index visible rotary equipment.
[6]此节原题“管档小识”。编者注。
[7]单指导不仅只指起处且定甚简短。
[8]双指导，即起讫导。
[9]原标题为“排档法”。编者注。
[10]移档之后有空套者应取出；移档之法不能柜封等装满之故而移，如此将使有用之档被移去也。
[11]修志局，惜真能利用档案者少耳。
[12]Local Ar. composes“any written or printed books, paper, map or plan”in the catalog of local offices.
[13]附录六。
正当之排列：
Automotive Sales Company
Auto Piano Company
Interstate Drug Company
Intes State Manufacturing Company
Northeast Coal Company
North East Harbor Dredging Company
South Eastern Manufacturing Company
Southeastern Milling Company
Southeastern Rubber Company
（7）凡地理上之复合名词，视为分开之字。惟其第一部分非英文字者另视之。
正当之排列：
New Jersey Deering
New Jondon De Kall
Newburg Delaware
Newton Demorest
（8）名中有冠词“the”者以括弧括之，名前有“the”者提于名后，排列之时均不作算。外国商店名称中之冠词，不作改动。
原名 著录
Hart The Flourier Hart（The）Flourier
The Castle Har Co. Castle Har Co. （The）
（9）外国政府之名称排于共和国名之下，其下再以部署分。
原名 著录
Dominion of Canada Canada, Agriculture
Department of Agriculture （Dept. of）
Republic of France France, Seine（Dept. The）
Department of the Seine
美国联邦各部之名，著于美国政府之后，而下以部分。
（题）原名 著录
U. S. Dept. of Agriculture U. S. Government Agriculture （Dept. of）
U. S. Collector of Internal U. S. Government Treasury（Dept. ）
Revenue Collector of Internal Revenue
省县市镇之名，即以其地域之名著录，而下以部分。
所题 著录
State of New York New York, State of
Commonwealth of Pennsylvania Pennsylvania, Commonwealth of
Probate Court Norfolk County Norfolk County, Probate Court
Town of Berwick Berwick, Town of
City of Boston Boston, City of
Borough of Manhattan Manhattan, Borough of
凡Dept. of, Bureau of, Board of, Commission of等熟语，用于国省市政府者，均置于其所形容之字之后，而以括弧括之，排列之时不计。
所题 著录
New York Board of Aldermen, New York City New York, City of, Aldermen （Board of）
Commission for the Blind, New York State New York, State of, Blind （Commission for the）
Department of Education, New York State New York, State of, Education （Dept. of）
U. S. Department of Justice United State Government, Justice（Department of）
若该项熟语已成为该团体名称之一部分者，则依第二条规则著录之。
所题 著录
Board of Missionary Preparation Board of Missionary Preparation
Bureau of Envelope manufacturers of America Bureau of Envelope manufacturers of America
Bureau of Social Hygiene Bureau of Social Hygiene
（10）凡Ltd., Inc., Son., Co., Bro., Mfg．及Corp．等字，著排之时均视为拼出之全字。
正当之排列：
Henderson, Tanning & Company
Henderson, Ltd.
Henderson, Locke Corp
Loft, Geo. L.
Loft. Inc.
Loft. John. J.
（11）凡and, &, of, for等字，排列之时不计，惟写其名称之时不能取消。
所题 著录
Pusey & Jones Pusey Jones
Committee of Seventy Committee Seventy
Home of Blind Home Blind
House of Good Shepherd House Good
（12）缩写字如Jr,2nd, Sr．等，为名称之一部分者，置于正名之后，以括弧括之，排列时不计。
所题 著录
Jame. G. Blaine, Jr Jame. G. Blaine, （Jr）
Henry Hales, Sr. Henry Hales, （Sr. ）
（13）个人之名位，无论在名前或名后，均置于本名后括弧内，排列时不计。
所题 著录
Dr. John Brown Brown, John（Dr. ）
Capt. William Clarke Clarke, William（Capt. ）
Horace Cook, LL. D Cook, Horace（LL. D）
Ms. A. R. Crawford Crawford, A. R. （Ms. ）
Mayor John Mashall Mashall, John（Mayor）
Prof. W. N. Rice Rice, W. N. （Prof. ）
William Waltor, Treasurer Waltor, William（Treasurer）
例外之一：凡外国名及个人名，其中除正名一字外，只有名位字者，视为照所题著录，必要时作参照。
所题 著录
Madame Lucile Madame Lucile
Prina William Prina William
Princes Alicia Princes Alicia
例外之二：公司、会社之名前有外国冠字或名位字者，照所题著录。
所题 著录
Madame Blanc, Hats
M Progresso Italo 均同左
La France Novelty Co. Inc.
La Primodora Cigar Co.
（14）凡名前有数目字者，视为已经拼出者，著排之时视为一字。
所题 著录
5th Avenue Hotel Fifth Avenue
48th Street Theatre Fourty-Eight Street
42th Broadway Building Fourty-two Broadway
14th Street Store Fourteenth Street
3rd Avenue Railway Third Avenue
1926 Broadway Building Nineteen Hundred Twenty-six Broadway
（15）缩写之字，以拼出者视之。
所题 著录
Wm. Foster Inc. Foster, William, Incorporated
Jos. St. Clair Co. Sanit Clair, Joseph, Company
R. R. Bldg. & Loan Assn. Railroad Building & Loan Association
（16）凡名称中有所有格’s者，著排时不计。
正当之排列：
Brentans A. R.
Brentans's Book shop
Brentans, Charles
（17）凡具所有格s’者，著排时仍计之。
正当之排列：
Girl Scouts
Girley, John
Girlow, William
Girls' Friendly Society
Girls' Home
Girlum Howard
（18）凡名称中有街名、建筑名、数名等名称者，著排时依之。
所题 著录
Standard Oil Co. Standard Oil Co.
Equitable Building Equitable Building
120 Broadway 120 Broadway
New York, N. Y New York, N. Y
（19）凡街道号数不止一号者，依其最小之一号排列。
所题 著录
Harrison & Treflew Harrison & Treflew
910-12 Mastin St. 910 Mastin St.
（20）已婚女子著排其法律上之正式之名，若其丈夫之名著名者，得作参照。
原名 著录
Mrs. Mary A. Brown Brown Mary A. （Mrs. ）（Mrs. John A. ）
参照
Brown John A. （Mrs. ）
See Brown, Mary A. （Mrs. ）
（21）凡收受（receivership）、监护（guardianship）、保管（trusteeship）等，著排于其所属机关或个人名称之下。另作收受等之参照。
所题 著录
C. D. Thomson Receiver for Carnegie Foundry Company Carnegie Foundry Company
参照
Thomson, C. D.
（receiver）Carnegie Foundry Company
（22）凡常以两种之名称出面办事者，著排于较重之一名，而常参照其他名也。
A. 因继承关系而改名者：
原名 题名
Turnbul & Evans Turnbul & Evans
Sucessors to Booden & Turnbul
参照
Booden & Turnbul
Sucessed by Turnbul & Evans
B. 原主人名（Proprietor）即商号名：
原名 题名
William Farley, Prop. A. & J. Carage
A. & J. Carage
参照
Farley William, Prop.
A. & J. Carage
（23）凡以自A至Z排列之材料，各字分别按照字母之先后顺序排列，直至其末字为止。如：
Care, Carson, Carteret, Carters, Cartersville, Cartwright, Carty
Amer, Iralter & Amerest Baking Co., American Can Co., American Carco, American Art Co., American A Ameos, E. C.
（24）凡单姓排于附有缩写字者之前，附有缩写者之姓排于附有名字者之姓之前。
正当之排列：
Kurzman
Kurzman, A.
Kurzman, Abert H.
（25）凡单一缩写字，排于以该缩写字为首之字之前。如：
J. W. B. Co. ——Jones, Harry
Jones, H. W. ——Jones, Henry H.
Jones, H. Wilson——Jones, Henry Howard
（26）字典对于Mac, Mc等字最简单而合理之排法如：
Maar
Mable
Mac Bride
Madden
McAneny
McWilliam
Mellon
Merrill
（27）凡同名之地，依其所属之城市之字顺排；城市同名者，依省名字顺排。
正当之排列：
Western Foundry Co., Birminghan, Ala.
Western Foundry Co., Connellsville, Pa.
Western Foundry Co., Newark, N. Y.
Western Foundry Co., Newark, Ohio
（28）凡写本城、本县等地域名称者，应照其所指之城或县等地域名称排。
原名 题名
National City Co. National City Co.
City New York, N. Y.
W. K. Emeson Emeson, W. K.
City Boston, Mass.
（29）凡银行（商店、学校）等名之前冠以“第一”、“第二”、“国立”等字者，应于其前以其所在地之名以分别之，而后加以省名（括弧内）。名称前有地名者，地名不重写。已有地名者不再加。
所题 著录
First National Bank of Boston Boston: First National Bank of （Mass. ）
Citizens National Bank of Baltimore Baltimore: Citizens National Bank of（Md. ）
New York Trust Co. New York Trust Company（N. Y. ）
（30）凡关于某名、某事之来往关系等件，悉排于某名或某事之下。
（31）凡所论及不止一名一事者，著录于重要名事者之下，而另作参照。
（32）有数事项文件，可只依事项之名称排列而不必顾及其关系之人，亦不必作参照，如Applications、Stockholders等事项。
所题 著录
Thomson Wilson——Application for Position as Chauffeurs Application Chauffeurs
（33）凡本机关内各部互相往来之文件，原件排列于乙部而标题为甲部，底稿排列于甲部而标题为乙部。其排法如下：
甲部 函 乙部
4.6 移档法
移档者，将过时或不常应用之文件，移置于另一地方储藏之，以节省地位、设备及人工者是也。移档之法普通可分为二种：一曰按时法（Periodic Transfer Method），二曰永久法（Perpetual Transfer Method）。
按时法即按照一定之时期，一年一次或二次或其他，自现档橱中移去过时或不常用之文件也。按时法之施行，有三种不同之形式：一期法（One Period）、二期法（Two Period）、限期法（Maximum-Minimum Period）。
一期法者，即将所有各现档，按照规定之时间如每年一次或二次，一起完全移并置于旧档之中，而新档重新起始。此种移法手续固甚简洁，但在甫移后之一时期中，其随时参用旧档之时，实与现档无异。
二期法者，若用四抽斗之柜，则上二斗储现档，下二斗储上期所移之档，按照一定之时期，如一年一次或二次，将下斗档移于老档储藏处，将现档自上二斗移于下二斗，而上二斗则新档重新起始。此法又有呼之为双储法或重移法或轮移法者（Double Capacity or Multiple Transfer or Cycle Method），此法将最近要用之两期档案合置一处，但分放之而已。若现档太多，下二斗之档亦可暂移木架上。
限期法，于排放文件之时即规定此件在档中应占若干长久之时间，最大与最小之时间。移档之时，即视此时间之到否以为去留。例如每六月移档一次，则文件最大限者譬如为十八月，最小限者为一年，则第一次均不移，第二次只剩十八月者，第三次十八月者即该移去矣。移去之档，可照老档依类加入之。[10]
永久法者，审定某件已过时或不用者而移去之。此法最是合理，然须逐件加以适当之审定，实为不易。暂觉不用而实甚有用者，亦未可知。此法可行之于有时间性之文件，如司法案件、条约、统计等。
移档中之导片与封套：依所用排档之法之不同而导片与封套之加添移置而不一。若为二期法，则须备两套导片与杂件封套，为第一移档之用。若用混合字顺法者，则杂档封套可作导片，在此情形之下，不必移杂档封套于导片地位，即各封套之前。若用数次法者，导片可不必移走。因各封套均有数目，可为指引，不再须导片。若用字数色混合法者，则第一导片要移，而第二杂档封套可留作第二导片之用。
档件在未移前有数事项，即应将档内各件排列无误，导指无误，何者移交须另加封套者。若先将应用之封套作出，则移档时可以节省时间。文件之确实过时无用可弃去之，惟须经上级之批准。其他一切用具亦应先期预备。移档之箱可用单箱式者，以便移时可以随时置放也。
4.7 借档法
4.7.1 借用法
借用法（change method），凡一档件被人借用，有数事项注明者：名称或题目、数目、档件之时期，借者之姓名、借出之日期、应还之日期等。至于借出卡片，有数式可用：
（1）借出导（out guide）
A. 附条者（with requisition slip）
B. 印格者（accumulative）
（2）代替片（substitution card）
A. 附条者（with requisition slip）
B. 印格者（accumulative）
（3）借出套（out folder）
借出导中之A、B两式均有用者。附条导片，系于原纸导片上之装有插片处，插入借条。借条之大小为5”×3”。此法凡全套之件均借入或借出者，不亲自到档件处而于其自己之办公处签此借条，于来者均甚便利。此类借出导片甚多之时，应排于每抽斗之最前或最后，以便检查。用此法若只为借某封套中之一二少件者，则不若代替片之佳。其式如图4-4所示：
图4-4 印格导片示意图
印格导片，于导片之上画若干格，注明档件名称、借者、日期、号码等，有人借出，则书于上，还来即消去。其大小与封套等，上有突舌，书“借出”（out）二字。此法对于借出全套或零件均便。若必借出，签字负责者则以有借条者较佳。
（1）代替片
代替片之大小与封套等，极右上有突舌，书“借出”二字。凡某文件借出而以此片置于该文件之地位以替代之，使人一清而知此文件已借出。其形式亦有两种，附借条者与附印格者。附借条则将借条粘于或插于代替之上，附印格者与前所述印格导片同。
（2）借出套
有不用借出导而用借出套者，其利为当某全套文件连套借出时，若有新文件来，可暂置于借出套中。此借出套上端突舌上亦有“借出”二字，内亦如借出导印格者然，印有借格以备用。
（3）护档套（transportation or courier folder）
凡全套出借者，原封套宜仍存箱柜中，其中置借导或代片，而将档件另置于一直边之护档套中，此套可用特色之颜色以为别。上书“还置档中”（return to files）。如此则可保持原档，不致受损，同时此档件虽借出，另有新档来亦有原封套以纳之。此种护套可随时继续应用，直至其用坏方止。凡档件还来之后，管理者须立将借条或代片等取消。
4.7.2 档之转借
档之转借（transfer of changed master to another person）为档件之急速使用，有档件从甲手移转于乙手而不经还于档案处者。为此之手续不一。普通之法，系某一文件，乙不待甲还至档案处，即从甲处借去，此时甲应填就一转借之片，放于一定处待收，或遗人送至档案室。管理者即可将借档者由甲转乙，但妥留转借之片以为证据。
4.8 地方档案之保存
（1）地方档案之意义
凡地方政府各机关日常活动往来之文件（书籍、地图）如office correspondence, letter books, report, minute books, wills, marriage records, vital statistics, deed books, office oath & bounds, vouchers, assement rolls, tax bill, court records, election returns, militia bits, records of States，均为地方档案。惟官吏之纯粹私人函件不在其内。地方档案分现行（current）档案和非现行（non-current）档案。
（2）地方档案之现状
地方档案最关重要者，以其乃确为人民实际生活之写照也。然而其不被人注意也最盛。昔日之章学诚、近代之徐炳昶皆因为此提倡保护。吾国省县皆有管卷宗者，而其卷宗之处亦有出人意料之外者，惜管理不善，保护不周，不防水、不防火，往往随水、火、兵、燹、盗、买、虫、鼠而多数以毁。[11]或久假不归，或储地忘记，或交代之时以为私人文件而移去，或以老档无用而举以送人，或出买，或用以糊垫桌屉者亦有之矣。欲其长存，第一须有国家明令以保护，第二须有善长之管理使官吏及大家得以随时利用，固乃知其重要而加以重视也。
（3）地方档案之重要
其一，行政事务上之功用；其二，历史上之价值；其三，社会之情状，人民之生活史，欲重筑过去必要之物也。[12]
（4）保存地方档案之问题
宜善为保存而尽量分开利用，有价值者宜印行，各机关宜有专款以维持此事。若管理得宜，宜将地方档案之非现行者；较宽泛者集中于省档局作单。地方档案之保存，一宜置于安全之地，毋使其散佚毁灭；二须使其得尽量利用。现行档及重要档应置于避火之地。
每部每科之档应使其在一起以便应用；应用卷宗封套储存或装订成册。坏者补之，不能再保存者重抄之或影印之，裱之装之；应用好纸好墨以为公文档案；国家应有法令令重视善管之，不准毁，不准买，要随时派员查看。
国家对于地方档案之法令，应注意以下各事：
档案之范围何指，档案室之设备，上级机关之监督与奖惩；要用好纸好墨行文；要避水火虫鼠而保安全；要排列使用，要保管得宜；前任官吏须安收档案交与后任官吏；凡官档被私人攫去应尽量谋回；不能私行摧毁档案；顺注意移档与上级机关集中管理之办法。
4.9 档案修补规则
（1）通则
登记（按时间）
检查一过
封面
标签
叶号
老字（留着）
老封（留着）
老纸或皮（留着）
新针宜钉老孔
针夹等宜改钉
封套（检）
印（特别者宜报告记下）
修补者之记录
镶裱
（2）装订与修裱
开盒形状
修补
封版宜稍宽
钉线（或紧旧线，或缘旧孔用新线）
旧封面（不能用者可裱于新封面内）
尾纸（留着）
计数
（3）印记
附带之印
盖上之印
（4）标笺与参考
标笺之贴法
书籍
排档（file）（打或写）
卷子（缝上）
盒柜（粘上）
图4-5 标准标笺
包捆（印上）
参考记号
①档群
②档类
③档号
前二用红，第三用黑
①前二贴在上，红
②后一贴在下，黑
（5）盖印（stamping）
办事室印用黑（于背或边）
登记号（此位登记）
叶号（蓝色）
粘附钉叶号数
变更号数
修补日期
参考归类（不必在档案本身）
借出之档案之记号
4.10 移录档案文字之法则[13]
此法则（rules for transcribing documents）乃作者往年为一私家印刷会社（The Survey Record Society）所草订者。现不过于举例方面略有改定而已。然B部本文各条文，对于印各时代各种文字之档案均可应用（all printings of archives of whatever date and in whatever language）。原则如此，记号形式（formal signs）可以随人改变，只需最初用之时，加以明白之说明可也。据数年之经验，其中之改变可得而言者，无非多用脚注（more in footnotes），少用子注（即插说明于文本之中，而加以方括弧）（less within brackets in the text）。盖子注易使读者阅读时不贯气也（to annoy and interrupt the readers）。
再移录时，除A字第一条所述而外，当全依原文，所用符号以愈少而最能恰合表出原文原意者为佳。移录者个人之意见（intrusion），除可述之于导言或注释中者外，以能尽量免去为佳。若非另有规定，此规则可同施之于Latin, French或English所写成之档案。
4.10.1 字号及缩写
（1）凡缩写字，其意义无疑义时，可将全字写出（to be extended）。
（2）凡缩写有些许疑义者，仍全字写出，加“'”，如pcett=parcell'，此对于拉丁文之人名及地名（surname and place name）最需。如此，早年代之英文文档之某种字之字尾亦然。
（3）其处似应大写而小写者，大写录之。拉丁文中y音前为记之t字而用c字者，记e而代表合音。a、e者以及i、j、u、v、y字母应照原样移录之。
（4）原文有勾选者应绝对照移之，无有者决不可妄加。
（5）段落及其他记号，原文中故意加上作成者，应照录之。
（6）数目字不论大小写之Roman体或Arabic体均精确照录之。如中文之大写体如壹、贰、叁，小写体一、二、三，俗写体〡、〢、〣、〤、〥，拼写体如以及一三〇八等亦然。
移录之法最要在能分别何者为本文之语，何者为编录者之语。其法有二：一曰以罗马体及意大利体别之，二曰以正文及子注（放在方括号内或双行夹注）别之。
4.10.2 原文
（1）原文中古体字应以普通罗马字体抄之。
（2）脱文落句者，录者可以加入，但须以方括弧括之，如Ge [orge]Washington，张［之］洞，但原文错误者不然，请看下文第6条所述。
（3）脱文落字，不易添入者，用“·”以代之，点放入方括弧，点数最好与脱落之字相等，若多数字句或数行脱落者则不可用点，而于方括弧内注“一行不能识”或“一行已撕脱”或“住址脱落”等语。
（4）若原文中本有错误，而原写者改正者，应照第1条之规定录之。
（5）原文中文字若有经原写者变更者，应于变更处后加方括弧并注明之，或于脚注内说明之。原写者之变更文字，约有以下之情形：
A. 以笔画去一符号、一字母或一单字（delete a sign, letter, or word by striking it through）
The King [Queen struck through]desires
B. 涂去不要之字，于其下打数点或下画线以为识（delete by expunged placing a dot or a lineunderneath）
The King [Queen expunged]desires
C. 擦去不要之字（delete by eraseing scraping out）
The King [Queen erased]desires
D. 增添文字于行间、天头、边白等地（insert a word & c. above the line, in the margin, and so forth）
The Chief Magistrate wishes
E. 另写字于原经写就之字上（write a fresh word&c. over what he first wrote）
President Wilson' desires
以上种种情形，应以如下之法表示：原文内之字用罗马字体（Roman）来书写，其余注语用斜体字（Italics）书写。
①王（原作后，画去），欲……
②王（原作后，涂去），欲……
③王（原作后，擦去），欲……
④省县（注1）县长欲……
⑤大总统威尔逊（注2）欲……
（注1）省县二字系添于行间（chief inserted above line）。
（注2）威尔逊三字系书于擦过之字上者（系挖补者）（Wilson written over erased）。
（6）原文误脱，而往抄者或编者加入订正之符号及说明之语句（如“原文如是”或“？”）。应全用斜体表示于方括弧内。
（7）原本不止一本者，以一本为主，他本文字有不同者，于脚注中说明可也。
4.10.3 例外情形
（1）注太长者宜是为脚注。
（2）其他各项应加以说明之事，此规则未论及者，概用脚注注之。如：
①此处明系空格，games系后来填入者；
②从此点起书写字体改变，与前不同。
（3）凡重见迭出之事，如一英国档案中之无意义之缩写字，编者所架空某种字之缩写字而常见者，或某同之一字，叠见而形式改变者，可用以总注互或通注（general note）注明，不必前后常注。
（4）编者可以改原来行格版叶，以省篇幅。原文中之边注，可入印本正文中，但须以脚注注明之。如图4-6 Exchequer of Receipt所示：
图4-6 Exchequer of Receipt
* * *
[1]原题“现档管理法”。编者注。
[2]排列系统须简单、适用、有伸缩性；又须存乎其人（合作、尽职）、存乎其用（尽其用），人尽其职、物尽其用。
[3]捆平法、架格法。
[4]到时法（follow up method）；备忘录，记事录（tickler）；待复（hold for answer, H. F. A. ）；待解（tickle, rending）。
[5]rotary, index visible rotary equipment.
[6]此节原题“管档小识”。编者注。
[7]单指导不仅只指起处且定甚简短。
[8]双指导，即起讫导。
[9]原标题为“排档法”。编者注。
[10]移档之后有空套者应取出；移档之法不能柜封等装满之故而移，如此将使有用之档被移去也。
[11]修志局，惜真能利用档案者少耳。
[12]Local Ar. composes“any written or printed books, paper, map or plan”in the catalog of local offices.
[13]附录六。
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