4 现档篇[1]

    文件之排列为管理档案之一重要事[2]。其中重要之点约有数端，试举之如下：

    （1）各种排列之系统及其选择

    （2）各种排列之设备及其用品

    （3）各种排列之手续

    （4）管理部之规程及其组织

    4.1　各种排列之系统及其选择

    以方法系统而论，以放纳之方法分：针签法（spindle file or spike）；台格法（region hole file）；风箱法（bellows file）、皮夹法、护书法；平放法（flat files）、抽斗法（loose leaf file）、箱子法（box file）、山隆抽法（shannon file）、山隆板法（shannon board file）；立排法（vertical file）[3]。信袋法中国多用之。以排列之方法分：数次法、字次法、标题次法、时代次法（follow）、地次法等。

    4.1.1　题次法

    题次法者，文件依其内容为排列者也。其与地次、字次不同者，凡人物、机关、团体、地域之名称皆不多用也。无论何种文件皆可以类题分列而有其绝大之优点。若某项文件类题之件不多而专名之件甚多，可将各题、各件混合列之，亦无不便。若其类题之件甚多，则类题之上宜有复合之大类题，之下宜有小类题，以清眉目而严系统。类题本身之排列有二法焉，一曰类题字顺法，二曰类题数码法。字顺法又分类题专名混合字顺法及类题单独字顺法二种。数码法又分类题递加数码法及类题十进数码法二种。兹列其英文名称如下：

    （1）Alphabetic

    （a）Variadex Alphabetic

    （b）Subject

    （2）Numberic

    （a）Duplex numberic（with subdivision designated lay dash numbers & letters）

    （b）Decimal（dewey principle）

    无论用何法，只要是用类题法，则一类题分类法及其索引表为必需之物。其分类法之内容，须视该机关之组织、欲排之材料、参考应用之范围与性质而定。其分类法即便异常简单，亦须收其大纲节目妥为定制，方便遵循。若为字顺法，则其分类法即须严照字顺排递层制；若用数码法，其分类法即须严照其数码递层排制。而其关系索引即应将法中大纲节目之名一体依字顺排列之，以便检寻与参照。

    （1）字顺法

    （a）类题专名混合字顺法

    其法即类题之名亦如其他专名法，依字顺而占其应在之位置。如该类题下尚有细类题，则将其下之各细类题，依次排列于其所属之大类题下。其各类题之名仍分书见于封套导舌之上。若有一套文件，其类题为“志愿书”，则依照字顺排“志”字七画之中。其下尚可再分细题，依次排列。如：

    A七画 导舌（guide）

    志愿书（application） 主套（main folder）

    志愿书——会计（application keepers） 从套（subfolder）

    志愿书——书记、录事（clerk, correspondent） 从套（subfolder）

    志愿书——办事员（office assistant） 从套（subfolder）

    志愿书——速记法（stenography） 从套（subfolder）

    （b）类题单独字顺法

    其法将各类题之名称书写或打印于套之导舌上而依字顺排列之。大类题名称书排于前截导舌上，细类题名下再分细类题名，依次书排于中截或后截导舌上。此多用封套之有导舌者，书大类名于其上为之。如：

    行政管理 （主题导）

    分店 （细题导）

    联络事宜 （细题导）

    保险 （细题导）

    保险管理——汽车 （套）

    保险管理——火灾 （套）

    保险管理——债务 （套）

    （2）数码法

    （a）类题递加数码法

    此法乃将所有应用之类题另书于一处，而各给以数码，排列之时只顾数码，类题可以不必书于套导上。如：

    1行政管理

    2申请书（志愿书）

    3广告

    4制造厂

    5转运

    6教育

    7出版

    8合同、组合

    9文籍

    10通知、消息

    以上各项中如有多种事项，又可再分之如下：

    7出版

    7-1订阅

    7-2消息项

    7-3备用论文

    7-4评论

    如每项之中尚有多事，仍可再分之如：

    7-1出版：订阅

    7-1a出版：订阅，请求

    （b）类题十进数码法

    此法学图书馆学类能知之，以各事项分为十数，而以“〇、一、二、三、四、五、六、七、八、九”十数代之，依次递分。如：

    关于铁路者 战事部者

    〇〇〇 普通 普通

    一〇〇 行政与立法 财政与会计

    二〇〇 财政与会计 职员

    三〇〇 道路与建造 行政

    四〇〇 设备与铺子 供给与设备

    五〇〇 转运与堆存 运输

    六〇〇 交通 建筑工事

    七〇〇 医药与卫生

    八〇〇 河道与港湾

    九〇〇 各地事务

    如将（2）（a）之各项加以十进化，则应之如下：

    〇〇〇 普通

    〇一〇 消息

    一〇〇 行政

    一一〇 公事房之供给

    一一一 用品

    一二一 文具

    一二〇 职员

    二〇〇 申请书

    二一〇 通信费

    二二〇 助理

    三〇〇 广告

    三一〇 合同

    三二〇 结果

    四〇〇 制造

    四一〇 工厂

    四一一 所用人员

    四一二 设备与用品

    四一三 维持与供给

    四一四 储藏

    四一四一 纸

    五〇〇 转运

    六〇〇 教育

    七〇〇 出版

    七一〇 论文备用

    七二〇 消息

    七三〇 评论

    七四〇 订阅

    七四一 请求赠阅

    八〇〇 合同、组合、会社

    九〇〇 文籍

    九一〇 请求

    4.1.2　数次法

    数次法者，于每种排件之上依其类别或名称或来时赋予数目，然后依数排列，而另作卡片索引以活用之之法也。此中有三事：

    （1）卡片索引

    将排列中之类别名或专名写于法定之卡片左方而写其数码于左上角，依字顺排列。欲察某事某物者，依其事物之名称字顺检之而得数码，再依数码于排件中求之。此卡片虽为代替排件者，然可同时制作多张，及彼此参照会通之片，正如目录之于书籍然。（参照片不注数码，依字顺排列于卡片索引中，而被参照片之数码则须注出。）

    （2）档本

    将所有档本依数次立排于抽斗之中，而用箱标、导纸、封套、借条等以补助检查之便利。该箱中如为800起者则可书800于外。导片可用五截者，依00、20、40、60、80之次序，自左至右排放。档本则各置于封套之中，封套之右上角仍书数码。如某封中某件为人借出，则可以将其借条以针撇于该封套之上边上以资检覆。

    A. 字数色混合法（triple check automatic index for correspondence filing）

    字数色混合法，有两类导片。甲类导片，主为字顺之导引，其凸舌只于左端第一截分上有之，其式与他种字顺导片同，用以指示专名及类名之第一字母者，其分数有二十、三十、四十分不等者。乙类导片为副用导片，其凸舌只于第二截分上有之，用以指示第二字专名及类名之第一字母者，其分数大抵分为九分：①A-B；②C；③D-F；④G-I；⑤J-L；⑥M-O；⑦P-R；⑧S-T；⑨U-Z。如AbbatLaboratory, Inc．与Walter Aarons，前者甲导在A下，乙导在J-L下；后者甲导在A下，乙导在U-Z下。乙导并可利用颜色以为分别，前三导可用茶色，次三导可用绿色，末三导用黄色可也。

    B. 杂件封套（miscellaneous folder）

    每导片之后设一套，套上具有第三截分之凸舌。排于乙种导片末之杂件封套，其上之符号与前各套之符号相同。排于甲种导片末之杂件封套，其上之符号与其前各套数符（numeric notation）相同，惟字符（alphabetic notation）则不用，而直写其专名或事件类题之名（single name or subject）。所有杂件各封套，依其位置分别排列，其中各件概以字顺排列。若某项事件之来文、去文及有关系之文不止一件者，则以时间最近者排置于前。乙导片后杂件封套凸舌仍可予以颜色，甲导片后者则可不用。

    凡某事项之文件在五件以上者，则为之置一单独封套，此等封套之上之凸舌全在第四截分之上。其排列则于甲导及杂封之间悉依字顺严格排列之。而使其凸舌之颜色于乙导片之颜色相合为要。凸舌之上先书数符，次书事项名，务整齐清楚。特别重要且常用之档件用最末、最右之截分导片指示之。凡借出者则可于第五截分之凸舌上加导片以指之。

    C. 数符之运用

    甲导自A——Z与数目之对应如下：

    图4-1　甲导对照图

    乙导自A——Z与数目之对应如下：

    图4-2　乙导对照图

    惟甲导A虽为1，实为10，盖乙导在其后A-B即为11也。2即20，30即300也。而乙导A-B虽为1，实则可为11、21、31、41，乃至301也。今举数名于下，以见字数比合之法焉。

    4.1.3　地次法

    地次法，以地域之名为主而其后以字顺辅之者也。在某种情形之下，地域之名较其他专名及事件之名更形重要，如书局、信局、批发商等。其法自然先以国为标准，以省为主分，以县市镇为次分，而各档本即依县市镇之字顺而挨次放入之。指导之法则，省名书于三分导片之第一分上，如“四川省”、“Illinois”。次则于五分导之第一分上书“ABC”、“八画”、“九画”、“十画”等之指引字顺导。再于五分导之第二分上书县市镇之名，依字顺排。县市城镇下档本多者，又可于五分导之第二分上书A——Z一画至二十画之指导，宜用红色。现行各档本封套上之凸舌占三分之第二分，其上先书地名，如“四川，重庆”、“Abington, Ill. ”，再书机关专名，如“四川重庆民生实业公司”、“Abington, Ill. Clay Product Co. ”。此种档本中，如有借出者则于其舌上加夹借出单（其式另见），尾书“借出”、“out”字样。凡杂件档本指示悉在五分导之第五分。县市城镇之下杂档内档本依专名字顺排。省下新档内档本，先依县市城镇字顺，次依其下之专名字顺排列。此次亦仍有卡片索引者，纯依专名字顺排。

    4.1.4　时次法

    时次法，依日期之先后为准而排列者也。以月日为指导，或月日之下依字顺以排档本。

    到时法[4]：

    （1）The card tickler

    （2）The skeer follow up

    （3）The combination alphabetic & date

    （4）Date folders

    4.2　排档用品概说

    4.2.1　导片

    导片（guide）上有突（projection）下有突（eyelet）。上突以便检（signposts），下突以便穿（用铜条（copper rod））。导有多种：

    （1）

    A manila马尼拉纸导

    B pressboard厚纸导；纸板导

    C celluloided软玻璃纸导；透明导

    D removable label celluloided guide活动透明导

    E metal tip or“armorclad”金属导

    F angle-tab visible-name guide

    G aluminum guide活动铝属导

    （2）

    A one-half二分导；二开导

    B one-third三分导；三开导

    C one-fifth五分导；五开导

    每种中又复可分：

    ①极左导（extreme left）

    ②极右导（extreme right）

    ③中央导（central）

    或：

    ①第一分（位）导

    ②第二分（位）导

    ③第三分（位）导

    ④第四分（位）导

    ⑤第五分（位）导

    （3）

    A alphabetic guide字顺导

    B month guide月份导

    C day guide日期导

    D state guide省名导

    E town guide市名导

    F subject guide标题导

    G numeric guide数目导

    4.2.2　封套

    （1）

    A Minila folders马尼拉封套

    B pressboard folders厚纸封套

    C leatherette or fiber folders红皮纸封套

    D remcraft folders

    E deluxe folders

    F angle-tab visible-name folders

    G leatherette legal cut pockets folders有带封套

    （2）

    A straight edge folders直边封套；平边封套

    B tab folders有突封套

    C expansion folders可扩封套

    D binder folders装订式封套

    E reinforced folders上端加厚封套

    4.2.3　箱类标

    （1）箱标（drawer label）

    （2）指导标（guide label）

    （3）封套标（folder label）

    4.2.4　档柜

    （1）立组档柜（vertical or upright units）

    （2）平组档柜（horizontal units）

    （3）固定档柜（solid cabinets）

    其材料或为木或为钢。木则多用四开橡木（quarter sawn oak），配以金黄色（golden）；或用胡桃树木或桃花心木（warnut or mahogany），配以colonial色。钢制则多配以橄榄色，以便与任何环境调和。

    立组档案柜者，将各单箱自下向上重叠，然后向两边发展，排成阵叠。其阵叠可依各人之需要而排成种种不同之形式。或成长阵（long size row），或为区部籍作办公室之用。立组之数目有四种高度（four height）：二箱高者（two-drawer height），三箱高者或柜台高者（three-drawer height or counter height），四箱高者（four-drawer height），五箱高者（five-drawer height）。四箱高者约有51.5”高，27”深。二箱高者，其高约与办公桌高（desk height）相等，多备于办公桌旁以供置放文件。柜台高约42”高，既可以放物又可作为柜台。五箱高乃为地位经济者故。

    平组档柜乃为小机关，将大小不同之档件放于一处之用最便。一底一盖，中间之箱每层之大小可以任意配置，唯求每层之宽广一致而已。平组档柜全大（full size）约为33”宽，半大（half size）约为18”宽，亦称demi unit，其广（depth）约为16”与24”。

    固定档柜乃一次已经完成，非由各箱组成者。近日用此者多系小形，供桌上排片之用。大形供排档虽间有之，亦不过以木制成，为移档之用，只利其价廉而已，且多系四箱高者一种。

    档柜之标准大小：档柜大小各公司所制不同，其标准大小，大约：立组箱平均内深（depth）24”；平组箱平均内深14”及22”。

    普通大小：

    函件（correspondence）档用者约：10”高（high）×12”宽（wide）

    法律（legal）档用者约：10”高×15”宽

    票据（bill or invoice）档用者约：8”高×10”宽

    订购（order）档用者约：6”高×8”宽

    4.2.5　卡片柜

    有木制者，有钢制者，有立组者，有平组者，其箱之标准大小有三：5”×3”，6”×4”及8”×5”。立组箱平均内深（inside depth）约为24”，平组箱约14”。

    有所谓：

    （1）Solid card tray cabinet

    （2）Desk card tray with hinged cover

    （3）Desk card tray with corners to permit stacking

    （4）Correspondence sorting trays or sorters reference shelf

    4.2.6　随动板

    用以撑档，使之直立者，或为木制，或为钢制，上窄下宽，面斜，置于抽斗之中，下有位穴可以前后移动。

    4.2.7　排列凳

    立组箱下有二箱，须坐排册，此凳最佳，14”高，下有自动转轮。

    4.2.8　箱袋

    箱袋乃照箱之形式略小作一布袋，中作若干间，两边以硬杆穿之，放于箱中，排档其中，不须followers而档自直立。且排取档件亦较便利。

    4.2.9　卡片与卡片索引

    （1）Card

    （2）Card Guides

    （3）Cabinets or housing, equipment

    1. Card

    2. Card Guides

    二十片而应有一导：

    Plain guide

    Celludoided guide

    Removable label celluloided guide

    Metal tip guide（armorclad）

    Printed guides（自10份至数千份以供誊写者）

    Month guides

    Day guides

    State guides

    卡片索引，有三法最善：

    （1）字数色混合法（Triple Check Automatic Index for Card Guiding）

    （2）自由发展法（Extension Index）

    可由五百导发展至一万导，旧导不弃。

    （3）同音同处法（The Soundex System of Card Indexing）

    同音同处法者，乃将拼法不同而读音略为相似之字归在一起，其法以某单字代替某同音群之字再代以数字。

    其中有数事应注意者：

    （1）w, h, y; a, e, i, o, u等字母不问，余以首字为主，依次写出代字，复以数字书之。如：

    Siegel “S” cl 240; Stephens“S” dbm 315

    （2）如某字其二个以上者，仍书一个。如：

    Sheppard“S” brd 163; Socks “S”C 200

    （3）首字后代字同，中只隔一母音者，只计其一。如：

    Scheckwitz “S”cdc 232; Sgakal “S” cl 240

    （4）首字外前后代字同，中隔母音者，仍计。如：

    Staten“S”ddm 335; Sinkiewicz“S”lcc 422

    （5）錀字前后同，中间有h、w等字母者，仍计一錀。如：

    Sokwoy “S” C 200; Salkewicz “S” lr 460

    （6）首字外号錀字者，以“0”代之。如：

    Shea“S” 000; Shaw“S” 000

    （7）第一字全同者，依第二字顺排。

    （8）其一条全同者，依籍贯、生卒、职业等排之。

    3. Cabinets or Housing Equipment

    （1）Horizontal and vertical units

    （2）Solid cabinets

    （3）Kardex visible records有平、转二式[5]

    （4）Desk card trays

    （5）Card record desks

    4.3　用导[6]

    依其上面突出之长短而有二分导、三分导、五分导等之别。

    （1）印字导

    印字导（guide printings or captions）宜整齐，易识，排后成自然之次序。

    （2）单指导

    单指导（single captions）者，其上所书之字只指一头者也。如A, Am, Ai, B, Be等是。名事各档凡以该导标（caption）之字起始者，悉排于该导之后，直到第二导标所有之字为止。如凡以Be, Bel, Ben等为首之件皆排于Be导标之后，而Bi则否，以其已为下一导标之故也。[7]

    （3）双指导[8]

    （起讫导double or closed captions），于导标上写其后所排各件应自某起某讫者也。如以A, Aa, Ab, Ac等为始之件而其中并Am者，则应排于A-Al起讫导之后也。

    （4）导数

    二十片宜有一导，五千片宜有二百五十导，二万片宜有一千导，其导标之分配，各公司皆有预备者，导后之件应严依字顺以排。

    4.4　排法

    何种档件应依名排，何种档件应依事排，须视应用者之式会依照何法为准。

    4.4.1　来文与去文

    来文与去文（incoming & outgoing correspondence），来文入排，须盖收到时间之印，或如何排法之记号，何部分送来入排上应有其签字。去文或为原稿或为复张（file copy），负责人可于其上盖付排之印以便入排。

    4.4.2　排档手续

    （1）检查（inspection）是否为入排之件。

    （2）阅看（reading）以定应入何标。

    （3）索引（indexing）以定应索入何项，宜注意发文者之名，收文者之名，签发文者之名，文中提及之名与事，文中之地名。

    （4）分排（sorting）

    A. 立分于格中（tray sorting）

    B. 平分于架上（compartment sorting）

    C. 分堆于桌上（sorting into files on a table）

    D. 排列（filing）　排列于封套中，排时须将封套取出，排入之件须全齐左排。

    E. 排法（method）　无论用何方法，字顺、数顺、地顺，常为基础方法。

    F. 排封套于导片后　排抽斗，10.5寸高，12寸宽，24寸深，封套上有凸舌，可写字。

    G. 文件之分类　分专档（active）、杂档（inactive）。凡该档来往之文甚多可自成一套者，曰专档。若只一、二件者则排于杂档之中，待其发展时再分，为专档。

    H. 封套（folders）

    专档封套（individual folders）置于导片之后，统依字顺排列。排列完毕，最末再排应排此导片后之杂档。杂档封套（miscellances folders）用另一颜色以便识别。然亦有将杂档置于各专档之前者。专档中各件无论其为来文去文，最善之法，应依时期先后排放。最近期之件排于前，期远者排于后；亦有特殊，宜依地域或类别排放者。杂档中各件应严依字顺排放，其每事在一件以上者，则仍宜依时日为序，近期在前，而可粘订之为一束。杂档不宜使其太满。凡善管档者，其杂档中之件常少。专档亦不宜使之太满，太满时应视其情形依时期，或地域，或类别而分为数专档。

    I. 其他须知：

    ①普通24寸深之抽斗可装五十件导套在内。

    ②每抽之导应以三十至四十为度；五专档套应有一导。

    ③专档应常在导之后。

    ④杂档应常在专档之后。

    ⑤不可使抽套等太挤。

    ⑥档件有残坏者宜修补之。

    ⑦移档之时，宜握其身与侧，不可触其导舌。

    ⑧移档件使前，不可以导压之使前。

    ⑨取放档件宜将封套提起或竟取出。

    ⑩排放档件使其全齐左。

    ?勿放物于档顶。

    ?用后勿忘关抽斗。

    ?勿用别针等物；每日排清来件，勿使堆积。

    ?非管档者，他人慎勿排档、还档；专档以一百件为度。

    4.4.3　字色排档法

    字色排档法（Variadex Alphabetic Correspondence Filing），此法为Remington Rand Business Service Inc．所创。其法于字顺之外加以颜色之配合，使排检时格外准确而便利。其导片分为六种：①字顺导，占第一位，用装导；②普通名称导，占第二位，用装导；③专档封套套导，占第三位，导片长；④杂档封套导，占第三位，导片短；⑤特别档导，占极右，用装导；⑥抽斗末导，占第一位，用装导，上书“下抽斗自××起”（next drawer begin with）字样。

    （1）Alphabetic G分用五色

    （2）G for common names可用200分至500分者

    （3）Individual folder for melter form active correspondence用A——Z细分（guide）

    （4）Miscellaneous folder for melter form inactive

    （5）Special classification G for very active

    （6）Drawer end St.

    其颜色之分配则为五种颜色，橙黄、黄、绿、蓝、紫，以配字母。

    Color second Letter

    orange a b c d

    yellow e f g h

    green i j k l m n

    blue o p q

    violet r s t u v w x y z

    如无第二字母，则用橙黄色。如Ac, Ec, Ic, Oc等皆用橙黄，Be, Ce, Fe, Ge皆用黄，Bi, Ci, Di, Fi, Gi等皆用绿。此种颜色可以帮助提高排检之速度，且容易纠正错误。凡第一位导为某色者，其下各封各导皆属某色。

    图4-3　Cross Reference Sheet

    4.4.4　其他各种字顺排档法

    （1）安伯法（Amberg Filing）

    为Amberg File & Index Company所创。应用此法之一切用品该公司均有出售。

    （2）比赖法（The F. E. Bee Line Filing Dyeing）

    为Filing Equipment Bureau, Inc．所制。

    （3）安全法（Globe-Wernicke“Safeguard”Index）

    为Globe Wernicke Company所制。

    （4）萧瓦克法（Show-Walker“Super Ideal”Index）

    为Show-Walker Company所制。

    （5）外以法（“Y&E”Direcr Name Index）

    为Yawman and Erbe Mfg. Co．所制。

    各法之不同，全在导片分法地位之异，而皆以数目字为辅助之具，有甚为精妙者。

    4.5　档案著录方法[9]

    （1）凡著录个人姓名之时，姓在前，名次之。给名或第一名字缩写在前，中名或第二名字缩写次之。

    原名 著录

    John J. Brown Brown, John J.

    H. Albert Jones Jones, H. Albert

    个人姓名前有De, de, d', du, von, Le, L', M', Mc, Mac, O’等字者，著录时应视为姓字之一部分，不作另一字视之。

    著录

    DeDuniak, Andrew

    DeGaugn, Charles

    Degaw, Edwin

    D'Olier, Francois

    Leck, William

    Leeman, Howard

    L'Engle, Jooeph

    （2）凡公司、商店、团体、机关等名，可照其原来所写之次序著录，惟其中含有个人姓名者得另视之（见第3条）。

    原名 著录

    Church of the Epiphany Church of the Epiphany

    Havris, Forbes & Co Havris, Forbes & Co

    M Progresso Italo M Progresso Italo

    La, France Novelty Co. Inc La, France Novelty Co. Inc

    Lamson & Hubbard Co. Lamson & Hubbard Co.

    （3）凡公司等名中含有个人姓名者，其个人姓名之著录照第一条，姓在前，名在后；然后著录其他名称，必要时作参照。

    原名 著录

    Mashall Filed & Co. Filed, Mashall & Co.

    Ben Franklin Steamship Co. Franklin, Ben Steamship Co.

    Washington Irving High School Irving, Washington High School

    Henry E. Kane & Co. Kane, Henry E. & Co.

    （4）凡个人姓名中有连横者，视为一字。

    原名 著录

    Blanche Duff-Gordon Duff-Gordon Blanche

    Cecie Spring-Rice Spring-Rice, Cecie

    （5）商店名称中有横画连贯者，各视为一字。

    原名 著录

    Air-O-Pad Co. Air O

    Scripps-Booth Co. Scripps Booth

    正当排列法：

    Air Autombile Agency Scripps, B. A.

    Air-O-Pad Co. Scripps-Booth Co.

    Air Silk Mills Scripps Matos Co.

    （6）凡作为一字或... -->>
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