3 官书篇

    3.1　官书及有关概念

    官署案卷，清初称为档子，内阁有满汉档子房。档子之意义，杨宾《柳边纪略》云：“案《说文》：几属，盖为人所凭依，故转[1]为凡可以依据之物皆称为案。档则以此案为庋置于框档木架之上也。”

    档，音党。《辞通》：“案：安也，按也。”《中华大字典》：“今例案曰档案，以度导卷于档之名。”

    古书用案字者多“案治”“案理”“案考”“案察”“案验”“案据”连用，故案字有治理、察验、考据等义。其详见《辞通》所引“案治”“案理”“桉察”“桉据”。[2]

    案考也。《后汉书·鲁恭传》：“决狱案考。”又《钟离意传》：“府下记案考之。”

    案验也。如《汉书·平帝纪》：“皆勿案验。”又《息夫躬传》：“下有司案验。”又《丙吉传》：“终无所案验。”又《党锢贾彪传》：“案验其罪。”

    《康熙字典》：“档，《玉篇》木牀也。”又《类篇》：“横木框，档。”《辞源》：“档，今称例案曰档案。”档案，“边外文字，多书于木，往来传递，曰牌子，以削木若牌也。存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼曰牌子、档子矣”，以此见《柳边纪略》。

    《康熙字典》案引《正字通》：“凡官府兴除成例及狱讼论定者，皆曰案。《辞源》案牍，官中文书也。”

    文书，《后汉书·光武帝纪》：“诛王郎，收文书，得吏人与郎交关谤毁者数千章。”据《后汉书·百官志》，尚书令“掌凡选署及奏下尚书文书众事”，左右丞“掌录文书、期会”，侍郎“主作文书起草”。《三国志·赵俨传》：“彧报曰：‘辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民’。”《辞源》：“公文谓官员及官署之往复文书也，亦称公文书。”

    官书，《辞源》：“官书，公文也。”《周礼》：“掌官书以赞治。”又有称为公家所刊或所藏之书者，吕祖谦《白鹿洞书院记》：“祖宗尊右儒术，分之官书，命之禄秩。”又今称公家所颁法令等书曰官书，亦曰官文书。案今有政府出版品一名词与第二意同。

    公牍，《说文》：“牍书，版也。”《史记·匈奴传》：“汉遗单于书牍以尺一寸。”

    尺牍，《史记·扁鹊仓公列传》：“缇萦通尺牍。”

    案牍，《北史·杨昭》：“（昭）学涉史传，尤闲案牍。”

    文牍，《宋史·梅执礼传》：“比部职勾稽财货，文牍山委。”

    西洋关于官书与档案之名词亦有数种。

    阿恺夫斯（archives）, 《标准字典》释曰：“阿恺夫者，保藏档案文件书籍之所也。尤指足以考证历史有关之公共文书。”并云与此词意义相近之词有：①年鉴（annuals），年鉴者，每年之记录也。②编年史（chronicles），编年史者，以年月为纲，以事系于其下也。两者之为书，皆缺乏特别置重某点选择及惩前毖后之眼光。③史书（history），史书者，选择分类各种史料，而以其关系之重要与否为根据者也。阿恺夫斯，乃公共之记录，可以为年鉴，可以为编年史，可以为其他行事之记录。④言行录（memoirs），言行录（事略、实录、起居注）者，个人生活之记录也。⑤纪念品（memorials），纪念品者，不仅录诸文字，即其他物品，亦在其内。阿恺夫斯可以包含法律之记录及簿册。⑥契据（muniments），契据者，在法律上公众可依据之以保证其权利也。《韦氏字典》、《牛津字典》释此词之意义与此略同。《大英百科全书》对于此词所述甚少。[3]其详解皆在记录（records）一词之下。《韦氏字典》解释记录曰：“凡记录公共团体或官府、官吏某时代之官家文件，谓之记录。”《大英百科全书》及芮伊（Rye）氏之《伦敦图书馆指南》释记录曰：“英国官档局（English Public Record Office）之编制者于1838年之法规中规定此词之义为：案卷（rolls），记录（records），令状（writs），书籍（books），议事录（proceedings），法令（decrees），法案单据（bills），委任状（warrants），闻见报告（accounts），文件（papers），及其他一切英国之有公共性质（public nature）之打口门（documents）。”此词之下分八段叙述之。（详后）

    打口门（documents）, 《综合大辞典》译为官文书、公文等。《标准字典》释为：“官文书者，凡足以传达消息或证据之手稿或印刷品皆官文书也，如法律或政治档案是也。”《大英百科全书》解打口门曰：“严格言之，在法律中凡足以用为证据或证明之书写的或印刷的物品，甚至碑文、牌记，及凡可以阅读如图像、照片、印玺等，皆可供打口门的证据（documents are evidence）。广泛言之，此词乃用以表明足以供某种题材之消息或证据者是也，凡书写的或印刷的文件，普通皆称官文书或政府档案（public documents or government documents）。”

    论官书与档案之文字，在用英文书写之书中随处有之，兹就个人阅览所及，择录其要点。余意官书用以指政府印刷之物，档案指未印之文稿，合而简称官档，单属一方面者，仍称官书或档案。

    3.2　档案与官书之关系

    档案不一定为官家文件，私家文件亦可以为重要之档案，但究以官家文件为主。官书内容有三种：一种是其书之编纂虽系官家所为，但其书之内容纯系普通学术，无关于公事，如《太平御览》、《永乐大典》、《康熙字典》等是；一种是其书编纂系官家所为，其书内容纯系公事，如《九朝圣训》、《剿平□匪方略》、《光绪政要》、《政府公报》等是；一种是编纂之事虽系私人所为，而其材料纯系公事者，如《太平天国史料》、《太平天国有趣文件》等是。档案是官书之原料，档案是官书之内容，档案是官书之前身。将写稿之档案编为写本，予以一定之名称是官书；将写稿之档案编写成本，印刷成书，亦是官书；将印稿之档案编写成本，或再印刷成书，亦是官书。概言公家文件，未编印以前是档案，编印以后是官书。故就其性质言，官书即档案。从管理上言，官书与档案宜若不同，因其形式不同，管理不能用一致之方法也。

    3.3　官档之功用[4]

    官档在图书馆中应视为参考部之一部分。有时官档为图书馆中之主要参考材料。官档因不便利用，颇为各图书馆所忽视，实则官档不能视为一种生料，而为实际从事各项职业之人均有实际甚高之用处。真正完备之档案收藏处，主持家政者可于其间寻求关于食料、烹调、养分、物价诸材料，屠夫可于其间寻求各种肉类之割法，杂货店主可于其间寻求点心之制造、粉类之烘研之法，医生可于其间寻求卫生部之报告之关于诸种病症之事，农人可寻得五谷栽培之方、逐除害虫之法，政治家可寻求关于法律、条约、关税、薪资、时事等材料。人谓设使其他一切书籍材料均得齐备，而根据此项官档亦可重写一部完美之美国历史。教育部局之出版品特殊有益于教师。前此官档之不被人重用者约有原因，或则装潢不精，或则取名含混，或则编制不良，或则索引未具，或则图书馆编目不详题其内容，或则读者应用之时馆员未常加以适当之导助是也。

    可以求索官档之处：出版者之本身一也，出版者之附属机关二也，官档监督局三也，众院议员四也，参院议员五也。

    3.4　官档之分配

    官书局（Documents Office）释官档（public document）之义曰：“凡以政府之费用或国家机关之名义出版之物，或政府或国家机关购买之版权而出版之物，皆曰官档。”官档之分配，应以集中分配（centralized distribution）为尚。案普通分配官档之法有五：一曰函索，即邮寄法；二曰图书馆交换法；三曰价卖法；四曰只徒出脱法；五曰无条件寄送法。五法各有利弊，而以一、二、三法为优。[5]

    英国官档分为两类。第一类出版品公共图书馆可自由取得，第二类则不能。第一类包含上院、下院外交报告，除一小部分外，皆可自由函索而得。第二类又分为二十小类，其中最重要者为“下”一类之“档案局出版品（Record Office works）”，其为各省记录及不列颠、爱尔兰之发表记录等。

    3.5　编制官档

    以每套或每卷著录于负责出版是项官档之机关，决勿著录于该机关附属之机关。例如美国之统计简报须著录于“美国——统计局”，勿著录于“商业劳工部——统计局”。此种“美国——统计局”之格式，即所谓“反目法”。并收所有同类之小册置放于同一之小册盒中，作一标题片于目录中以代表此全盒之小册。例如目录中有标题片为“土壤”，片中仅注明“小册”并注明书码如：631——小册。

    3.6　各项官档之内容及其利用法

    储藏与编制官档之地位与费用，相称否，足否，值得否，能担任否，均需注意。

    普通图书馆及小图书馆欲完全搜罗各项官档实不可能，大抵公共图书馆可搜罗关于公共图书馆有用者，大学图书馆、省立图书馆、县市图书馆各收其与彼有关或有用者。如县图书馆对于该县财政局、教育局、保卫局等出版或布告，均需收集条存备用。

    3.7　小图书馆之利用官书[6]

    官书历来出版甚多，为小图书馆馆长者当如何选择之耶？勿图收集一切之官书。若汝无宽大之馆室及能利用之读者，与选书籍同，宜选择适于汝之图书馆之社会之读者而收集之。记载官书名目最完全而足为选择之良好根据者为Supermlengdent of Documents（官书监督处）所出之Monthly Catalog of Public Document（《官书月报》）。关于特种题类之官书，如food, diet, water, publication, forest, service, dairy, industry等亦可以询问官书监督处而得之。A. L. A之book list中亦选有著名普通之官书，Wilson公司出版之Records Guide Abridged中亦有选目。官书编目之法，应与其他书籍同，著其标题，著其重要款目。甚多之重要有价值之官书常被人忽视，因其真正之内容与名称往往不载于封面之上也。故图书馆宜于该种官书之背面粘一引人注意而有趣味之名称，另手制一书名页，夹粘于该书之前。

    纽约公立图书馆官档之书都做卡片、著者片与标题片。著者片著录之法系采用“反目法”（inverted entry pleas）者，此法大体对于永久之团体甚简单、妥当而自然，对于临时及特殊之团体，则不免笨拙。若系继续出版者，则用格片（tabulated card）以便随时加添新出者及补购原缺者，而每卷中有特殊之目录价值者，可特作一片，故每套书可有卡片数十余张。大抵官档不宜过于依其本身之性质以相分析，属于国者，以国为主；省者以省为主；县市者以县市为主。然后于其下分类标题。标题名目当以偏于国政，如内政、外交、司法、财政、实业、劳工等者为适用。历史事件及其发展应依时代先后按次序排列。时、地、类三者斟酌交相应用，即不致紊乱矣。

    3.8　中国官书

    论及中国官书，有三问题：何种书始可称为官书？官书应如何编制？现存官书究有几何？

    何种书始可称为官书？

    《辞源》：“官书，公文也。”《周礼·天官·宰夫》：“（宰夫）掌百官府之征令，辨其八职……六曰史，掌官书以赞治。”又称公家所刊或所藏之书，吕祖谦《白鹿洞书院记》：“祖宗尊右儒术，分之官书，命之禄秩。”又今称公家所颁法令等书曰官书，亦曰官文书。

    陈乃全《四库全书总目提要索引》中有官修一门，列汉明帝《东观汉记》至清高宗《千叟宴诗》，凡一百九十八种，而帝后所制自梁元帝《山水松石格》至无名氏御制《回文诗》，凡四十五种，尚不在内。杨家骆《四库大辞典》于官修书表及帝后著作表外并附《〈四库全书著录存目〉外明清两代敕撰书书目表》，计自明太祖《务农技艺商贾书》至清德宗《增修大清会典》，凡一百九十五种。

    关于清代之官书，据... -->>
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