2 公文篇[1]

完毕，而公文则须视其前后关系、各件之性质而定其本身之性质。故公文分类第一须勤查成案；第二须料其将来之发展；第三不能分得太细，免致日后同案案情变化，非细目所能包；第四不能完全以内容性质为标准，须视一事件之主要目的如何及其前因后果而定。

    （5）附：本校[12]文件分类原则

    ①本校一切文件依体分为若干大类，各类以一罗马字母代之。公文仅为其中之一类，以D代之。

    ②公文类复依义分为若干次类，各类又以一罗马字代之，如课程C，毕业G，军事训练M等。

    ③此时暂分至二级为止，次类下如尚须分小类可再分之，小类下如尚须分案卷者，可再分之。惟除须用时间分法及地域分法者外，一律依其小类或案卷名称之字顺排列之，暂不给出符号。

    2.3.5　编目

    编卷分类之后即行编目。但分类表无论如何详细，决不能每一公文有一不同之号码。换言之，每一小类之下必有若干件公文。此所谓若干件，又有事件性质虽同而事件彼此不同者，又必有同一事件前后之各文不同者。于此，在未编目索引以前，吾人必须先作一番整理其同、区分其异之工作。所谓整理其同，即须将同一事件之各文，收集于一起，或依时间之先后，或依其他之关系排列之、订夹之。同时并就其全部内容性质而赋予一总名称，普通谓之卷名，实即图书之书名，无非由编目者所加之书名而已。其文件之不重要，或其件数不多，或时间未到者，暂置于该小类下杂件一名之中，以待他日变化后之处理。经过此番整理后，于是此小类中皆为有名之物矣。杂件亦一名也。今之问题为：此有名之各物，应依何种秩序排列于此小类之中耶？普通之法系依编制之先后而在该小类下以“1、2、3、4……”之数目依次排列之，是谓卷号。此法与吾人之对于同类之图书，依到馆编目之先后即登记号码（即书号）排列无异。杂件或暂不给数，或即入于“0”数。此法在同类中案件少者尚无不便，若多至数千卷者，则其数太长。且此各件中性质比较相似者不能相邻。若觉该类文件太多，须另分成数类时，其原有次序数目即不合用，一加改号，四处牵动甚多。余以分类不细或每公文数量甚大之机关，仍宜仿图书书码（即著者号码）办法，以为区分。不过不以著者之名为据，而以卷名之首字为据。如“宝山路工程卷231 P45”，则将来归“231.5”仍是“P45”，且所有“宝”字起者皆相邻接也。文件少者仍以用前法为便也。类号及卷号既定，则须编制文件之目录或索引。文件既分类，其本身之排列自是分类而行，而主要目录亦是分类目录。知其类者，固可检查，不知其类而只知其他条件者，则困难至矣。于是须备各种目录，以供应用。吾人对于一文件群究应作若干种索引方足应用耶？因需要不同，自然供给亦异。

    2.3.6　制目[13]

    （1）目录之种类

    目录之应写为簿式抑应为片式，每种目录之详略及应具之款目，兹暂不论。兹惟论应有何种目录。欲定何种目录，又须问有何种需要。今有人于此问管理档案人，曰：

    （a）吾知吾所欲寻之件在某类目中，其他不知也。是必作文件分类目录以应之。

    （b）吾知吾所欲寻之件为某机关或个人所发来，或系发与某机关或个人者，其他不知也。是必作文件来源目录或文件去路目录以应之。

    （c）吾知吾所欲寻之件之卷目名称，其他不知也。是必作卷名目录（卷名目录等于书名或标题名）以应之。

    （d）吾知吾所欲寻之件发生某时期，其他不知也。是必作收发文时期目录以应之。

    （e）吾知吾所欲寻之件之收发文号数，其他不知也。是必作收发文号数目录以应之。

    （f）吾知吾所欲寻之件系某种公文（如呈令函等），其他不知也。是必作收发文分类目录（王文山称为档案目录）以应之。

    （g）吾知吾所欲求之件与某人或某地或某事有关，其他不知也。是必作人名、地名或事名目录以应之。

    以上各种目录，如人力及时间充裕，均可编制，以供应用。如时间及人力不足，则第一为作分类目录。档案依分类放置为基本放法，故分类目录亦为基本目录。依标题字顺排放，虽不失为现今之一种流行而可用之法，但究系暂时对于档件不多之办法。惟余所谓分类目录虽大致与档架目录相同，但非完全之档架目录。其中可有互著、别裁及参照诸事也。第二则须作各种要名目录，余所谓要名目录，即指重要之机关名、人名及卷名，其余可不必皆作。来源目录看似重要，实则不然。来文少者尚可将来文列于其名称之下，若直属之上或之下机关则不免时以万计，作之其功用甚小，其下仍须用他种方法寻求方能得之。收发文号数目录及时期目录看似不重要，然在文件中前后时有提引，亦为寻求文件重要线索之一。惟不必特作目录。时期目录可参考收发文簿得号数，再由号得档号。文号与档号可用简明之法作一文号档号对照片，每片可写一百号，百片即可写万号。[14]

    至于只能记忆文件之文别，而其他条件毫不知之者，其事少，故无须作此种目录，即使作就，每别之下，文件多者又动或千万，仍须仰赖其他条件方能寻检。此种目录可供文别统计之用，惟专为统计之用，可用其他方法算得之，亦不必专为此而作。

    （2）书本式与卡片式目录

    书本式与卡片式目录相较，各有利弊，环境不同，其利弊之程度亦异。机关中之档案目录，外人之来检查者甚少，不外处理文书之人员或该机关之长官，及管理档案之人员。以实况而论，处理文书之人员或长官，未必亲身到档案处查阅，往往书其所能记忆之点，由档案处人员代为查检。故档案目录实际上仍是管理档案者应用之时为多。故余以为档案处之目录，除书本式之登记簿外，正式之目录应为分类目录，其形式宜为书本式或准书本者（意即指活叶目录）；便于自由携动者，以供管档者以外之人主要之用。有力时再编一卡片分类目录为要名目录，其形式宜为卡片式者，各依字顺排列，以供管档之人检查之用。[15]

    至于编制之时，要名卡片目录可先编，次编分类目录。分类目录暂分两种，一种为固定之书本分类目录，一种为活叶之书本分类目录。凡较老之公文，或已告一段落者，如某年至某年者，宜编为固定之书本分类目录。年代再久又可酌量将各段落分开者，汇叶成总分类目录。凡最近之文件，譬如最近数年者，宜编为活叶之书本目录。每册不宜太厚，一则不便翻阅，一则不便分翻。视内容之多少而定每门或每类或每纲为一册。每一最小细类与其他一细类分开，以随时增加新件。[16]

    （3）编目之手续及应著录之项目

    ①将每件公文分类于一定之地位，著出分类号码，无论为字或为数。余主张于档案归档正式登记之后方始分类。所有于收发时预为分类或拟稿办理时分类等法，利不掩弊，皆不取。

    ②将能专立卷者立卷，不能单独立卷者，置于该类下一定之地位。

    ③立卷、订夹、起名之后，于卷面书卷名，卷面或卷面内著该卷中所含各件之内容，此等于一书之细目。

    ④定卷号、册数。依类号、卷号排于档中。

    ⑤作卡片要名目录。各依片首字顺排列于箱中。

    ⑥填著活叶书本分类目录。

    （4）项目及格式[17]

    （a）分类目录

    A. 汇编分类目录

    此可仿行政院之办法每年汇编一次。既为汇编，则其时代必已距现在较远，案件必已完结，编辑者有充分添补移顺次序之机会，故可将每卷中所含之文件列出，一一列于该卷之下，并可多加内容之参照。

    B. 现用分类目录

    此目录应作活叶目录。其办法每小类目各不相连，以便添加。此中最重要之问题为：每卷只著录一次，抑每单个之文件均一一为之著录耶？其办法各处颇不一致，大别之略有二法：

    ①在目录中每卷著录一次，无论该卷中现有若干件或续来若干件，均不过问。唯将各件之名目一一详列于各卷之卷面中，作为目次。此法手续颇简单，但于目录中不知每卷内容如何，其案情发展如何，且单个文件于目中不能查出。此法今日行之者最多。

    ②文件分类后，以件为单位，依到室时间之先后登入分类簿中。新案则依次给一号码，有旧案之件则不给号码，而于备注中，注上旧案号码（此等于丛书分析目录之入分类目录者然），文件则仍入旧卷。此法较前法略有进步，因于目录中既可查得各单件，又可知某卷内全部之案件。唯此法手续较繁，卷面中之目录亦不可省，目录中著录条款增多，检查增加困难，每卷中之各件前后可相差甚远，亦难得综合之印象，然总较前法为优也。军政部档案处即行此法。

    C. 格式及项目

    吾人检查目录，目的在于考其藏于何处，故档号居第一。事由包含机关、文情、文别三项，合并言之，辞理意顺，该件之内容之要点，胥在于是，居第二。文号及收发时期可资考据，故依次列之。立格式为中国旧法，较合习惯；横格式写数目符号时较为方便。

    图2-5　立格式

    图2-6　横格式

    所用簿册每页普通均作五行，每页十行便于统算。因恐事由文字甚多，故大抵一行总占普通文字两行之地。如字体较小，每页能容十行，则簿册积量可以减少，检阅时一目亦多览数行。所印格线以较深之红蓝二色为宜。所用纸张无论中纸、洋纸，总以坚韧耐用及国产者为宜。

    （b）卡片分类目录

    卡片分类目录编制之法，原理与书本分类目录相同，惟书写格式略有不同。较之活叶分类目录更为自由，可以随时增加新来文件之项目。其形式亦有多种。

    图2-7　内政部档案室所用卡片分类目录样式

    其分类卡片系依各司分类排列，卡片屉外标明何司，用指引卡标明类目。卡片著录有司类而无目及卷数，不能直接用以调卷。

    目录以件为单位，此为收文卡，红色。第一行写来文机关，第二行写“禹收”二字，意即民国二十三年第一科收文，第三、四行为分类号及卷号，第五行为摘由。发文卡片为白色，形式如下[18]：

    图2-8　财政部会计司分类目录卡片样式

    以上各样式皆有缺点，兹特拟定一式样如下：

    ①以文件一件为单位，不以卷为单位，盖卡片尽可按照档码自由移动也。

    ②不用印定字句之卡片，以便有自由伸缩之余地。

    ③收发文各举一例。

    ④排列方法

    排列之时，先依大类，再依小类，再依卷号，每卷有数册或数封者依册封号，再依册封之件号或收发号排。

    以上为分类卡片目录，此外尚可作其他辅助卡片目录，如内政部卫生署档案室有作三种辅助目录，一为依机关名称笔画多少排列之户名片；一为依笔画排列之人名片；一为按收到日期排列之收文片。今惟作要名卡片目录一种以补分类目录之不足。所谓要名目录，包含来去文机关名或个人名，文件中所提到之重要地名或以此为记忆目标之人、地、事名而他项条目中未常一见者，小类下之卷名等。所有各种卡片，有分开排列者，有混合排列者，兹悉混合依字顺排列之。至于排列指导之法，容后论之。

    图2-9　发文卡片举例

    图2-10　内政部卫生署档案室分类目录格式

    来文机关或个人为主之片。此种片须择其名称特殊或来文少者作之，太多者将不以之为记忆之目标。

    去文机关或个人为主之片，采择与来文不同。

    图2-11　收文片（依档码排）

    图2-12　发文片（依档码排）

    图2-13　来文机关或个人为主之片

    按档案本身排列之法，分类排列法不过其中之一种。此外如照名字字顺排列或标题字排列，均有行之者。此不论，于“立排法”章节中详述之。

    图2-14　去文机关或个人为主之片

    图2-15　文件中之重要人地事名为主之片

    图2-16　卷名片

    2.3.7　典藏

    兹将档案典藏分为档案本身之典藏及卡片之排列二节论之。而档案立排之法不与焉。

    （1）档案本身之典藏80

    兹假定档案之级位为类——目——宗——卷——件五等。类与目中所包含之文件应甚多，大抵不用特殊之物夹之订之裹之。其表示之法，或用标签，或用导板，或以档架之橱格表示之已足。宗则卷之集合，卷则件之集合。今日各处通行之法，大抵以同一事由之收文、发文及其附件汇订为一件，以同一案中之收文、发文汇订为一卷，以同性质之卷汇藏于卷宗夹内为一宗。惟汇订之方法，所用之材料与形式各有不同。

    （a）卷面

    每卷之上，普通附一卷面，注明该卷内容。卷面材料有用白色卡片纸者，有用中国连史内裱报纸者。订时有用铜钉者、铁丝者、丝线者。普通以散纸订最为经济而灵活通行。卷面上或卷面内有印种种不同之格式者。

    图2-17　旧用卷面式

    图2-18　卷面背面卷目式

    图2-19　上海公用局卷面式

    图2-20　卷面之里页式

    要之，卷面可有面、背二面。面上最要者为档码及卷名，卷名等于一书之书名，而档码等于书码，取出后方可按码归还。背面上最要者为卷中各件之名称或事由，此即等于一书内之目次也。格式项目不宜过繁，即完全空白，用时填上必须之各项亦无不可，格式项目太多反拘束而致不美观也。

    （b）卷宗夹

    卷宗夹之功用，乃用以储置同性质之各卷者也。一宗一夹可，一宗多夹亦可，视一宗内容之多少而分合之。一宗多夹者，宗名悉同，而以第一册或第二册或本卷之顺序别之可也。宗夹有用牛皮纸者，有用数层裱纸者，有用原纸布面特制者，要之须比卷面之材料更为耐久。卷宗上所应书明者，第一为该宗之档码以便取放；第二为该宗之宗名，此应书于夹面或夹背上；第三为宗中各卷之名，此书于夹面或夹面里页均可。至于卷中各件之名，则无须再行书出，因已书于各卷面之里页故也。卷宗夹格式，试举江宁自治实验县政府所用格式（见图2-21、图2-22）为例。各地可就各地情形酌加更改以求适用。无论卷面、卷夹，均须略较文件为大，亦可有护件之功用。夹脊处应使其稍宽，内容厚时亦可含容。普通纸制卷宗夹只便平放。内政部近日所用者，与吾人所用之洋装书面而尚未粘贴于书上时之形状同，惟内有牙夹，各穿二孔，足便夹订卷件。夹订之后，可竖立于夹上，而档码及宗名即可书写于夹脊之上。至于订夹之时吾人须注意者，不可太松，防其散佚也；又不可太固，便随时加减也。

    图2-21　江宁自治实验县政府卷宗1

    图2-22　江宁自治实验县政府卷宗2

    按以上之法乃订卷之后再订为宗，亦有主张卷宗之手续合而为一，不必分开者。若卷宗合而为一，则将各卷细目移书于夹面里面可也。

    （c）卷盒

    卷盒者乃用以储存卷宗者。现存政府各部多有用卷盒者，材料有纸制、木制、洋铁之不同，形式有上开、前开之不同。此皆档架制造之法不佳之故。余则主张完全废去卷盒之制，因其取放之时反增添手续而为赘疣也。

    （d）藏卷法

    余既主张废卷盒之制，则卷宗直接与档架发生关系。卷宗放庋之法大别之有平搁法与立搁法二种。平搁法之次序有自左而右、自上而下者；有自右而左、自上而下者或自上而下、自右而左者。于此法中，余取左右上下之次，以其与吾人今日新式排书之法同[19]，亦便与档码符号相应也。立搁法中又可分为二种。一为顺立法，此惟用硬纸布面之卷宗夹方可直立。其次序一如洋装书籍立于架上然。一为横立法，将卷宗横立折叠自前向后放之。此则必须于抽斗中或定制盒中方可横立。横放时又有卷口向上和卷脊向上之别：卷口向上于护卷方面较佳；卷脊向上于检查时较便。无论卷口或卷脊向上，在中国文件方面，均是将文件中文字横卧而非顺文字行格置放，设于未取出时一观文件之本身，颇为不便。因之亦有主张将文件横叠者，如此则卷盒或抽斗须横窄直高矣。

    （e）附件之藏庋

    附件之大小、体积，凡可附入原件者，附入原件。过量者或特别贵重不能附入原件者，得分别藏于他处，标明原件之档码。所谓他处，除如合同、条约、凭照等可置于保险箱中者外，其余只因体积过大不能附入原件及普通档架者，则入特制之档架中。此特制档架，或者分制，或者即于普通档架之最上格或最下格为之均可。凡附件不存于档案处而存于别部分者，原件目录内须由存储处盖章负责。

    （f）卷架与卷橱

    橱架之材料有铁制与木制二种。铁制耐久避火，固是最好，惟价目甚昂，普通机关未必能置。供普通一般之用，仍以坚实之木料所制者为相宜。至于其形式大小、高低、宽窄、深浅、厚薄，须视所采藏卷之方法而定。

    A. 平搁法之档架　兰谿实验县政府程君长源所定档架之尺寸，系依档卷大小为标准所规定，颇合应用。惟各机关所用卷夹大小往往不同，照此尺寸或加或减可也。

    ①档架高222公分，脚位离地面20公分，内分7格。最高格31公分，其余6格各为25公分，每格3公分格位，共21公分，合共222公分。

    ②架阔100公分，可排卷宗4格。

    ③穿身34公分，刚能容纳一卷宗之长度。

    ④最高格藏较大之附件，其余每架面有24格，双面架有48格。

    ⑤视卷房面积之大小而作单面架或双面架。

    平搁法用屉不便，故不讨论。

    B. 立搁法之橱架[20]

    ①顺立搁法架

    架高　公分，脚离地面　公分。内分　格，最高格或最低格公分，每格板厚　公分，共　公分，合共　公分。每格之高恰能容卷宗之高。架阔　公分，设每卷夹平均厚　公分，可排　卷，全架可排　卷。穿身　公分，恰能容纳卷宗之宽。最高格或最低格可藏附件。附件少者，可用为藏普通卷宗之用。每三四架中，用一架之最高格或最低格以置附件可也。

    ②横立搁法橱

    橱高　公分，内分　抽屉。每屉高　公分，宽　公分，深公分，屉内边高　公分，恰能容卷宗横立于中而四围略有余。

    ③直立搁法

    橱高　公分，内含　抽屉。每屉高　公分，宽　公分，深公分，内边高　公分。每屉内直分为二部分，可直立卷宗二行。

    C. 橱架之安置及档案室

    档案室，目下不能求其华丽，第一须光线充足，第二须空气流通，第三须上下干净，第四须略远于易招水、招火之地。橱架在档案室中之安置有靠墙法与贯通法之分，一面架可靠墙，双面架则贯通。须与有窗之墙成直角安置。架与架之间之距离，至少须　公分，橱则须　公分[21]，深橱甚深，抽出之后颇占空间也。陈年老档如无充分地方安置橱架，可置于架顶架与橱顶橱中，用便梯取放可也。地下太湿者，可于架下铺石灰；室中多虫者，可于橱架间多置樟脑丸。药沫灭火机能置备数架最佳。

    （g）标签与导片

    平搁者，宜于每夹之地脚处贴一标签，标明每夹之简名以便检取。惟每夹并不甚厚，若标签贴于每夹之同一地位，易于彼此遮蔽，宜作梯形式之粘贴。标签不宜太大，其上不宜多书字。大类于架面格位上可以表示，标签上书明最低级之号码、数字或名字可也。顺立搁法，可直书于夹背，无须另备标签；横立搁法，则可于封套之上端突出处标每封之名。此外则可用各种分法及各种名气之导片以标较小之类目。橱外标签可书较大之类目。导法之种类及用法另于“立排章”中详述之。

    （h）目录之存放及排列

    书本目录若惟一二者，则随便放置，均无问题。若集有数十册之多，若单个平放则太占地位，若集叠堆放则检取不便。可用层式敞柜，若放留声机片之柜然。依号放入，取放均便。卡片目录自以置于卡片箱中为便。有分排者，如分类目录、名字目录，分别储放。有混合排列者，各有利弊。而卡片之排列，其中有二事极关重要：一为检字法，一为导片法。检字法详“检字章”中，导片有导字顺者，有导内容者，限以方位，杂以颜色。要之，使人一见而易得所求者为上。

    2.3.8　出纳

    （1）借法

    （a）借档责任

    档案不若书籍出纳之频繁，亦未必均公开准人阅览，至少新档未必公开阅览。然行政者办理案件之时往往须借档参考亦是常有之事，故出纳之事亦不可免。普通称为调卷。借档之事，一是责任，一是方法。管理档案之责任，较管理图书之责任为大。损失图书者大半尚可添购，损失档案者，不但不能复得，且易发生其他问题。故凡欲向档案室借档者，须得主管长官之书面证明单向档案室登记，方能借档。若不用个人名义，而用秘书厅、秘书处、某某室名义者，亦须其正式印据，或者某种资格以上之人只须自己之签名或盖章，某种资格以下之人须其上官之证明单可依其机关之规定为之。

    （b）借档方法

    借档者登记册须有以下之项目：①登记号数；②借档者；③职务；④证明人及证单号数；⑤登记年月；⑥备考。登记之后方能借档。至于借档手续，有各种不同之方法，亦如图书出纳法之各有不同。登记之后，立一借档证。格式如：

    图2-23　借档证

    置于借档处，依借档者字顺排列之。

    先由借档者依据目录填写借档单，交管档人检取。如无相当之目录可查，或上级官不愿麻烦者，则管档人可据其所要为之代填。格式如：

    每单写一卷，以卷码次序排列，同时查检借档证填卷码借期。此可知某人借何档，某档何人借，但尚不知某人所借之档业已到期。若能于每夹内作一档包，装一档片，依日期排列，则可知某人所借之档业已到期矣。否则填借档单时，由借档者或管档者多填一副张为此之用亦可也。

    亦有不用借档证，只用借档单二张，一置档包内（此假定档夹不借出）或依档码排，一依日期排。然此不能知某人借去何档，亦不完备也。

    （c）利用法

    图2-24　借档单

    A. 借档日期

    普通以三日为期，因为一卷有三日之时间足以为参考也。特殊情形可预先声明或续借。

    B. 离职之人

    凡离职之人应由主管长官通知档案室，检查有借档未归还者否，以便索取。

    （2）还档

    档案归还后，须将各项借据核销，或检还其借档单。同时核查档案本身是否完善如初，妥慎按序归还原处。

    （3）遗失问题

    档案之遗失、损毁当不常见，但如万一发现，即须加以补救。凡报告长官、惩治失者固为必作之事，但此尚是消极方面之事。最要紧者，为须立即将此失去之件，或各件之件名，及其中尽量尚能记忆之内容，由各方面长官、用档者、管档者及其他各种记录上之所详细记载，分别用一定之纸张记载下来，再由当时之最高长官签字说明原件失落之故及补记之因等，重新依类入藏。原件已失，而大概内容仍可得知焉。毁损部分照此办理。

    2.3.9　移存

    移存者，将过时或不常用之文件，移置于一地方储藏之，以节省地位、设备、人工者也。移存之法普通可分：

    （1）按时法

    按照一定之时期，如一年一次或两次，自现档橱架中移去过时或不常用之文件。其施行之时，有三种不同之形式：

    （a）一期法

    将所有现档依照规定之时间，如每年一次或两次，一起完全移并，置于旧档之中，而新档重新起始。此种移存之法，手续固甚简洁，但在甫移后之一时期中，其随参用旧档之时，实与现档无异。

    （b）二期法

    假如应用四橱之柜或四格之架，则上二橱或格储现档，下二橱或格储前期所移存之档。依据一定之时期，如一年或半年，将下二橱或格储之档移于老档储藏处，将现档自上橱格移于下橱格，而上橱格之新档重新起始。此法又有呼之为双储法或轮移法者，以其系将最近应用之两期档件合置分放而已。

    （c）限期法

    于排放文件之时即规定各文件在现档中应占若干长久之时间，移档时即视此时间之到否以为去留。例如每六月移档一次，则对于一年与十八月者，第一次均不移，第二次移一年者，第三次移十八月者。移出之档，依次加于老档之中，或分期另置。

    （2）永久法

    审定某卷某件已过时或无用者而移去之。此法最为合理，然欲逐件加以适当之审定，至为不易。暂觉无用而将来实甚有用者，亦往往有之。惟若行之于有时间性之文件大抵无误。

    此外，移存之时尚有须注意者：

    ①移档之后，有空封套或卷夹者应取出；

    ②移档之法，不能因某柜某夹过挤，而多加移去；

    ③若为二期法，须备两副导片与封套卷夹等用具；

    ④移存之橱架，宜用单个式者，以便随时添放。

    2.3.10　销毁之原因

    旧时档案因人事之未尽，及自然之淘汰，存在于今日者不多。而近世档案与将来之档案因为之之易，交换之勤，事务之繁，情况之杂，机关之众，于是一日一月之档案，足抵从前数十年来之体积而有余。管理保存皆多窒碍，因是有销毁之法也。

    （1）销毁之理论

    吾人选取档案销毁，究应依据何种标准耶？普通莫不曰：“有用者存储，无用者销毁，或有价值者存储，无价值者销毁。”然此所谓“用”与“价值”究应以何种人之眼光而判断此用与价值为合理耶？自行政家之眼光论，凡于行政事务上有用者留之，无用者毁之；自历史家之眼光论，凡具历史上之价值之及与后世之人有关系者留之，否则毁之。此就观察者不同言之。若就古代传下之老档与近世档案言之，则老档应以历史性为主，近档应以效用性为主；若就古今之销毁情形言之，则古时之销毁，大抵以效用性为主，今世之销毁则无有不顾及历史性者。

    （2）销毁之责任

    老档大抵宜合档案管理者、历史家及行政者三方面，组一销毁委员会以定夺之。近档仍以行政者之自行选择为妥。

    （3）销毁之方法

    应先由管档者列目呈请主管长官核办，但必须设一销毁登记簿，以备日后查考。其中应列明：①卷码；②发文者；③按由；④藏卷年月；⑤销毁年月；⑥数量；⑦销毁经手人；⑧长官盖章；⑨备考各项。

    （4）选毁之原则

    第一，销毁有重本者。惟重本之意义颇难决定，有文字绝对相同者，有仅大意相同者。当以逐字逐句相同者为是，但校核之费不大于保存费耶？第二，销毁过时者。军政部之档案登记分编之时，即分为永久、十年、三年、一年各档。兹举其各种之目，以见存毁之消息。

    （a）十年及永久卷

    经费、文书、会议、印信、休假、铨叙、服章、测量、交通、法律、财政、内政、实业、外交、教育、振务、考试、立法、监察、缉逃、旗帜、卫生、恤赏、考绩、约法、党务、官规、典礼、历届大会决议案、官职、禁烟、考绩、留学。

    （b）三年卷

    任免、调派、恤赏、考绩、统计表册、典礼、控诉、调查、惩戒、缉逃、报告、计划、护照、执照、证明书、租照、营产、薪津、旅费、粮服、军用品、马疋、文书、经费、就职、图书、杂件。

    （c）一年卷

    证章、车证、城门证、印电纸、护照、阵亡、灵柩、证明书、请假、出差、车船票、密电码本、演习枪炮射击、迁移、地址、人员、部队、调派勤务、住址姓名表、欢迎、参加纪念派员、下旗志哀、捐助经费、特项电报费、图书。

    兰谿县政府《整理教育部分档案的尝试》有云：教育档案最要紧的，要算呈请立案，附送经费来源所据的卷宗，此项卷宗应不拘年限，永远保存。次要的如刊发校钤、校长备案的毕业生存根等，此项卷宗，也该看情形如何，保留相当年限。不甚重要的，如各县教育局长函知接钤、视事、辅导会议、各中学生请证明家境贫寒等，在五年以后就可取消。

    Lee Galloway之Office Management第169页讨论对于业经稳存之档再保存之年限，云：

    ①普通信札————二至五年；

    ②内部之相往来之信札————一年；

    ③发单清单————三年；

    ④合同收据————七年；

    ⑤信用报告及材料————永久保存。

    （5）销毁方式

    ①火焚；②卖于造纸厂及旧书铺；③卖于私人；④移转于其他团体或机关听其处置；⑤埋于地下。

    （6）附：《庸书·则例篇》（陈次亮）（《西政丛书》第四册）

    则例者，治之具也。所以纲纪万事，整齐而约束之，以措一世于治平者也。有案焉，其与则理有所未安，情有所未协，事与势有所不同，诸臣审量其间，随时斟酌奏定遵行者也。

    本朝……六曹积牍，充栋汗牛，则例一也。而案之歧出者，少或二三，多且什百焉。曹司迫隘，无地可容，黠吏乃择其出入之大者，携而归之，籍而记箧而藏之。虽才俊之士，白首为郎，不能举某例之外，尚有若干成案也。司员如传舍书吏，无去来，一事也例应驳，书吏受贿，无难觅一可准之案以实之；一事也例应准，书吏索贿未遂，无难觅一可驳之案以倾之。即官长精敏过人，不能悉如其意，则不准不驳，改为行查，辗转迁延，永无了日。况案外有案，歧而又歧，若辈动以谕旨为辞，以阴肆其要挟贪婪之计，持之有故，言之成理，堂司不得不屈己而从之，欲壑既盈，驳诘乃已。师徒授受，本固根深，谚曰：“书吏之权重于宰相。”非虚言也。即或事后觉察，而彼已远扬，即使密与拘囚而事止徒杖，且有与受同科之律，以箝制诸人，觅左证而无从，欲严办而不得。外吏深窥其隐，故每岁有馈赠以保平安，每事又陋规以省案牍，甚或预请其意旨，先授以章疏，狼狈为奸，营私枉法。……

    谓宜通饬六部堂，官博选贤能，增修则例。则例而外荟萃各案为例案，折中一书，以例为纲，以案为目。与例同者去之，虽不同，无大出入者亦去之，其必存者，别类分门，附载于后，毋须详备，惟取简明。书成后，请旨颁，限期截止，所有积案，一火焚之。自内府各曹司以迄京外大小衙门各存一部，或准或驳，并依则例及此书，书所未有者，随时奏定。续存援案，或始藏之而后出之者，杀无赦。

    * * *

    [1]常识化、简单化。

    [2]公文之必须有程式者，计其便利有三端：①便于组织；②便于检阅；③便于覆查。

    [3]增加“法”字，区别于后面的“登记簿”。编者注。

    [4]密件收发文簿。

    [5]内政部档案处之登记，不论案之新旧一律加以登记，附件大而须分置另登记，能合置者皆不另登。

    [6]必要时可于旧案之件登记码下作记以明之。

    [7]文件之页数。

    [8]主办处所，复文月日，归档月日，登记方法，典收人，登记人。

    [9]总收发文簿、案件收发文簿、封面用红色。

    [10]分合，簿法，横直行数，纸墨，格式，次序。

    [11]折中办法：凡在检查排列处应只写符号；凡在文字说明处可写文字。

    [12]即“武昌文华图书馆学专科学校”。编者注。

    [13]此处应加论订卷及档卷中细目事。

    [14]来文或去文之档号对照表可仿此为之。（教育部有）

    [15]原文于“分类目录”前标“（1）”，于“要名目录”前标“（2）”。编者注。

    [16]行政院有档案汇编，每年一次为分类目录，先为活叶编写，装册，布面，精装，烫金作为材料管存之记录。日常分类调卷之用甚少。

    [17]（a）分类目录；（b）卡片分类目录。

    [18]天头原注：12345科；廿一年东南西北中；廿二年　温良恭俭让；廿三年禹皋益契稷。此为计数法，禹、皋、益、契、稷为舜之五臣。编者注。

    [19]立放（直立，横立）；平放。

    [20]此处原稿中未填写具体数值。编者注。

    [21]此二处原稿中未填写具体数值。编者注。