2 公文篇[1]

    2.1　公文之意义及其形式

    何谓公文？《公文程式与保管》曰：“凡政府机关及地方团体往返之文件统称为公文。其范围至广，上至政府宣布政令，下及人民陈情事项之呈文，莫不属之。故其意义实有别于个人平常之文字，盖含有处理公共事务便于发表之意思也。”《刑法》第十九条：“称公文书者，谓公务员职务上制作之文书。”《公文程式条例》第一条谓：“凡称公文者，谓处理公务之文书。”是故公文最重要之处仍在处理公务一点，与“通论篇”吾人所谓“凡为一官务而制作之文件及应包含于一官务中之文件，皆档案也”之意相合。惟所谓“便于发表”则殊不尽然，盖颇有案件不宜发表者。《公文程式条例》第五条“政府发布之公文，除密件外，应于国民政府之公报公布之”是也。

    公文之形式，国民政府十七年十一月十五日颁布之《公文程式条例》较各部所订者为统括，亦即各机关所根据者，录之如下：

    第一条　凡称公文者，谓处理公务之文书，其程序依本条例之规定。

    第二条　公文之类别如左：

    一令　公布法令，任免官吏及有所指挥时用之。

    二训令　上级机关对于所属下级机关有所谕饬或差委时用之。

    三指令　上级机关对于所属下级机关因呈请而有所指示时用之。

    四布告　对于公众宣布事实或有所劝诫时用之。

    五任命状　任命官吏时用之。

    六呈　五院对于国民政府，或各院所组织之机关对于各该院及其他下级机关对于直辖上级机关，或人民对于公署有所呈请时用之。

    七咨　同级机关公文往复时用之。

    八公函　不同隶属之机关公文往复时用之。

    九批　各机关对于人民陈请事项分别准驳时用之。

    第三条　五院对于各省政府及其所属机关之公文以令行之。

    第四条　公文应记明年月日并由负责者署名盖章。

    第五条　政府发布之公文，除密件外，应于国民政府公报公布之。

    第六条　本条例自公布日施行。

    以上所举程式计有九种，此外常见而未见诸列举者，尚有所谓电令、电呈、代电、便函、牌示、签呈、照会诸式。案吾国政府机关之公文程式由来已久，如清代官署所用之申、详、咨、移、牒、禀、批、札等，亦咸有一定不移之格式。大别之可有上行、平行、下行三类。古有诏令、书牍、奏议之文，亦即上行、平行、下行之意也。吴曾祺《文体刍言》曰：“诏令者，上告下之辞。”立目三十有六，曰诏，曰即位诏，曰遗诏，曰令，曰遗令，曰谕，曰书，曰玺书，曰御札，曰敕，曰德音，曰口宣，曰策问，曰诰，曰告词，曰制，曰批答，曰教，曰册文，曰谥册，曰哀册，曰赦文，曰檄，曰牒，曰符，曰九锡文，曰铁券文，曰判，曰参评，曰考语，曰劝农文，曰约，曰牓，曰示，曰审单，皆诏令之类也。又《书牍类》曰：“刘和彦云，战国之前，君臣同书，盖其时上与下则谓之书，下与上亦谓之书，所谓同也。”立目一十有三，曰书，曰上书，曰简，曰札，曰帖，曰剳子，曰奏记，曰状，曰笺，曰启，曰亲书，曰移，曰揭，皆书牍之类也。又《奏议类》曰：“此为臣告君之词。”立目二十有八，曰奏，曰议，曰驳议，曰谥议，曰册文，曰疏，曰上书，曰上言，曰章，曰书，曰表，曰贺表，曰谢表，曰降表，曰遗表，曰策，曰折，曰劄子，曰启，曰笺，曰对，曰封事，曰弹文，曰讲义，曰状，曰谟，曰露布，皆奏议之类也。

    至于公文之体作例法、行文之系统、公文用语、公文结构、纸张之大小、格式之规划等，仅有他项书籍可供参考。吾人志在研求管理公文之法，可以不必深究。惟制作公文之程序应略知晓，讨论管理之方法时，方易明了而有助也[2]。大抵公文之制成有拟稿、送签、发缮、送印、封发诸种步骤。普通对于公文之见解，自收文至发文谓之公文之处理；对于业已办理完结之公文，归档存藏谓之档案之保管。近人已觉分而为二，于行政效率颇不经济，故有连锁办法之拟议试验者，此诚处理公文、保管档案之一大进步。今取此意，分为组织、收录、分类、编目、典藏、出纳、校存各项论之。在未分别讨论之前，有数事项先提及者：

    2.1.1　理想之管理制度

    理想之管理制度应具正确、简单、经济及伸缩性各条件。所谓正确者（accuracy），分应用时之正确及归还时之正确两点。欲应用时正确，于应用者之知识上及了解上固须有相当之训练，然管理者须先使公文档卷之本身在分类上、编目上及排列上具正确之性质。否则，用者虽智，不能得也。同时又须顾及应用后归还时之正确。归还者在技术上固须有相当之训练，而所采方法，排列之方法，字顺之方法，指示之方法，储置之方法等均须使还者有明确之界域，不致流于错误混淆。所谓简单者（simplicity），务使其管理上所用之方法人人易晓。若其方法虽良，然繁曲难明，非经长时间学习不能了解者，亦不善也。盖普通用者固无暇学习，管理者亦非尽人易知。设有变换，则接替者企难，手续上亦易生错误。所谓经济者（economy），即地位经济、工作经济及时间经济是也。档件所占之地位愈小愈佳，尤以大城中重要机关房屋有限、布局纷繁者为然。对于使用者须便于携取，对于检取者须动作手续简捷。应用时须以最短之时获得所欲求得之结果。此于行政效率上方可增加，亦即所谓经济也。所谓伸缩者（flexibility），即其所用之方法、手续可适用于大量之材料，同时可适于少量之材料；可适用于此地，亦可适用于彼地；可适用于开始之时，亦可适用于发展之后。虽不能照本来形式适用，然照形加以修改或扩充即可适用，方不至一加改革，全部翻腾也。

    2.1.2　整理以前之调查及其方法

    中国向有管理公文案件之法，唯以今日眼光绳之，殊多欠缺。因是有识者群思改革，利用新法以求增加行政效率，便利事功。而新法之能否实行，旧法利弊何在，必先明了，方可从事。故此新旧更变之时，调查一端极为重要，盖此乃改革之根据也。中国公文管理倡革新之论者为内政部行政效率委员会。会中蔡君国铭调查行政院各部会档案管理状况之时，拟有调查表格发表于《文华图书馆学专科学校季刊》第六卷第四期中，细目甚繁，大体分组织、登记、分类、编目、典藏、出纳、建筑七项，自管理方法上言之，已甚完备。惟举行调查颇不容易，且吾人对于各藏阅档案，除欲知其技术上之管理方法外，并宜确知该机关之性质、历史及其所存档之种类、起讫，藉便研究。然调查管理方法较易，调查档案内容甚难。而两者之间常互有关系并非绝然可以分立者，有其特殊之历史及内容，故应用如许之方法。W. G. Ieland在Guide to the Archives of the Government of United States in Washington之叙言中提及调查困难之点约数端：①每一机关下面分部之繁杂变迁、移转；②档案所在之分散而不集中；③管理储置方法前后彼此之不同；④有不便或不能调查者；⑤有量数太多非短时间所能竣事者；种种。

    2.1.3　处理档件之程序及范围

    照普通办法处理档件，实自一机关所收之公文业已阅办完毕，所发公文之稿件或附张誊发完毕，而送交档案处保管以便日后之参考起。自此以前可谓之文书处理办法，自此以后方可谓之档件处理办法。各有范围职守，不相侵越。近日有人主张，此两者分别有损办事效率，故有文书档案连锁办法之试验，如内政部之所为。所谓连锁者，即将文书收发处与档案保管处所用之符号合一，并将档案处应办之事，如分类编号等，预先提于收发处为之，加重收发处之责任以省档案处之手续而已。如是则收发处必请知识较高者为之。

    2.1.4　新旧人法及集中与分储

    中国旧法，在昔事简之时，未尝不可以应用，且其人世代相承，善于记忆，亦能略应人之所求。然管理者或因年老不力，或则时久弊生。故陈次亮《庸书·则例篇》云书吏之权重于宰相。“一事也例应驳，书吏受贿，无难觅一可准之案以实之；一事也例应准，书吏索贿未足，无难觅一可驳之案件以倾之。”并有积案一火焚之之语。此盖组织不良，换人不易，用法不善，检索困难之故也。此外遗失、偷窃以及不便统计诸弊更所在多有，故改良之声日甚一日也。改良之时最大之难题有二：一，旧案是否全依新法重新整理之；二，分散于各部分之档案是否一律集中之。在一般原则上言，应重整、应集中。但旧案重整，有该机关直接之旧案，如内政部民国二十三年以前旧案；有较间接之旧案，如北京政府时内政部之旧案；有更间接之旧案，如满清户部之旧案。能否通通纯以近日所拟之新法？其组织不同则分类之法将异。

    盖机关内部之组织为案件分类之要素，此各档案家之所共认者。即使分类编目之法可同，数量巨大之旧档是否可以如甘乃光氏所谓之将整理后之旧档分入新档中，亦殊值吾人之讨论。将某种已成系统之旧档加以分散，金肯生氏已力持不可，且档案数量一多，即现有新档亦应逐渐移存，档案学上有所谓transfer method即指此也。何能将已成系统之旧案一一悉分入新档箱中耶？复此则为总管制与分管制之讨论，此在档案学上诚属一大问题，即现今欧美各国所行者亦各不同。惟有一二事可得言者：年代愈远之旧档愈应当、愈可能行总管制；机关房屋之建筑、办事之地点愈集中者，愈应当、愈可能行总管制。反之，即不应当或不可能集中，而分管制即得存在于其间。吾人应以集中为他日之体，以分散为现在之用可也。

    2.2　公文之名称及沿革

    （1）公文之始于战国以前者

    典、谟、训、诰、誓、命、教、令、简书、策、册、契、符、玺书、上书、檄

    （2）公文之始于秦者

    制、诏、奏、议

    （3）公文之始于汉代者

    敕、铁券、棨、繻、传、章、表、封事、疏、状、奏记、牋、牒、移、判、白事、露布

    （4）公文之始于魏晋南北朝者

    告、赦文、启、弹文、列

    （5）公文之始于隋唐者

    发敕、敕旨、批、告身、德音、敕牒、牓子、堂帖、关、剌、牓、释

    （6）公文之始于宋代者

    诰命、御札、敕牓、故牒、公牒、咨、劄子

    （7）公文之始于元明者

    劄、劄付、谕、下帖、告示、牌面、勘合、照会、题本、揭帖、咨呈、牒呈、牒上、参评

    （8）公文之始于清者

    札、申、详、折、呈、禀、牌、揭

    （9）民国公文之名品

    ①民国元年十一月六日北京政府公布之公文程式

    令、布告、状、咨、公函、呈、批

    令：大总统令、院令、部令、委任令、训令、指令、处分令

    大总统令：公布法律令，公布教令，公布条约令，公布预算令，公布特任、简任、荐任官吏之任免令

    ②民国三年五月二十六日北京政府公布之大总统公文程式令、大总统政事堂公文程式令暨官署公文程式令

    （甲）大总统公文程式令：令、咨

    （乙）大总统政事堂公文程式令：封寄、交片、咨呈、咨、公函

    （丙）官署公文程式令：呈、详、饬、咨、咨陈、示、批、禀

    ③民国五年七月北京政府公布之公文程式

    大总统令、国务院令、各部院令、任命状、委任令、训令、指令、布告、咨、咨呈、呈、公函、批

    ④民国十六年八月十三日国民政府修正规定公布之公文程式

    令、通告、训令、指令、任命状、呈、咨、咨呈、公函、批答

    ⑤民国十七年六月十一日国民政府修正公布之公文程式

    令、训令、指令、布告、任命状、呈、状、公函、批

    ⑥民国十七年十一月十五日国民政府公布之公文程式条例

    令、训令、指令、布告、任命状、呈、咨、公函、批

    2.3　组织

    管理档案处之组织可以分为：独立的档案管理处；附属于某机关的档案管理处。

    独立的可暂分为全国档案处、全省档案处、全县档案处三级。全国档案管理处直隶于国民政府或行政院，各机关之老档概行送归管理。全省档案处，全省各机关之老档送归管理，每到一相当时期将档册目录送一份归全国档案管理处备查。其中部分之档案欲送归全国档案处管理，或全国档案管理处欲将其某部分档案送归其管理者，可自行商酌进行之。全县档案管理处，全县各机关之老档送归管理，每到一相当时期将档册目录一份送交全省档案管理处备查，其某部分之档案欲送归或调归省档案管理处者，可自行酌定之。其他团体之老档，依其隶属之关系，分别送归国、省、县档案管理处管理。如国立图书馆、博物院、大学校等归国档处，省商会、农会等归省档处，县党部、乡、村、镇等档归县档处。机关内附设之档案管理处，因机关之大小、文件之简繁，规定其在机关体系中之地位。以方法言，第一决定为集中管理制抑为分开管理制；以地位言，应将档案处在国、省、县或某机关之行政系统中之地位提高；以人材言，应用其曾受相当训练，或相近科目之训练，或有良好制度之经验之人物；以人别言，可分为四级，即处长、主任、书记、工役；以事别言，可立点收、清理、收发、登记、分类、编目、编卷、装订、修补、排列、典装、出纳、销毁、移存、出版、展列、研究等部门。事繁者每部之下尚可细分；事简者各部合并为一，亦无不可。

    2.3.1　登记法[3]

    兹为便利研究及解说起见，决定此之所谓“登记”乃指公文在一机关中，无论其为收文发文，完全办理完结，送交档案保管处，档案保管处接收之后之登记。在此以前，该项公文曾在收发处作如何之登记或归类，此处至多作为参考，并不受其限制。换言之，此之所讲非就连锁式之管理方法言，是以收发处与保管处各别独立者言之。然余并非反对连锁式者，意欲各项程序各别研究规定之后，然后决定如何连锁，方为最善。先讨论保档处本身应有之一贯方法，再讨论收发处之职责、功用，可能为之事及可以助保档者而比对之，以求不重复、最合用之目的。

    公文案件之管理与图书馆图书之管理，其根本不同之点在于图书乃编定之后方付应用，档案乃应用之后乃付保管。故图书馆之图书至于应用之时，其书在馆中之历史、位置、关系等种种记录皆已齐备，阅者、借者、查者、还者无不各有依据。公文到达一机关，如亦照图书馆管理图书之法，自是一贯，无须有所谓连锁之法矣。然此决不可能。因如此不但搁费时日，抑且系统紊乱，办事不灵。然若公文来达之时，毫无记录即送阅办，则在归档之前，失误搁置将无从考查矣。因是有先在收发处登记之事。收发处初只做最简单之记录，知有此一件公文已足。后因公文数量加多，自到达到归档案止，中间大抵须经历甚长之时间，在此期间内，其唯一可以考查者，唯此收发处之登记而已，故记录不得不加详，种类不得不加多，以便统计。若所有公文均行归档者，问题尚小；若公文中有不归档者，则不归档之件其记录永远只收发处有之，故收发处之权遂重，此乃事实使然。有人谓连锁法收发处责在重者亦莫可如何之事也，余则主张收发处完全作为档案处之一部分，由档案处派人负责为之。凡其所登记者，即其将来所保管者，一切手续自无须重复。否则，收发处登记无论如何详备，待他日归档之时，档案处仍须登记以明授受之责任，不能无条件接收也。

    今不问收发处如何登记，只就档案处之登记言之。吾人究有须登记者何事，登记时应著录何种项目，应用何种格式，利弊何在，与各方面应用之关系，而一一研究之。现在政府各机关，因档案本身管理不良，检查不易，因之一切重要之点均集于登记一簿，故登记之法五花八门，特别繁复。

    （1）注收到日期

    注明某年某月某日收到。用手书、木戳、橡皮戳或者活动日期机均可。书于件面空处即可，若用淡蓝色印，则于字里行间亦无不可，总须各件所注之地位相同以便查考。收文注于来文件面，发文注于原稿或归档之稿（因有时不必原稿，复写者或印就者亦有之）之件面。如系收发处之登记，尚须折封。普通公文自然即行折封，注明收到日期并加以登记，然后送阅办。若为密件，当然不能擅折，可将其封套上之可能项目，如发文机关日期、文别等，记入登记簿内[4]，其余候补记或用其他规定之方法，收到日期可暂注于套上。

    （2）登记号码

    登记号码，收文用一号码，发文用另用一列号码，可知收发文数目。可一律用阿拉伯字，书于或用活动号码机盖于件面之左下角。但若其每种号码永远继续延长下去，如图书馆之登记号，则不免有时号码太长，不便应用。可每年用罗马数字冠于其前，而以该年总收、总发之号码，如民国二十三年一千八百号可作“ⅩⅩⅢ1800”于登记记录上。每月首或尾处，做一空白，备将以往之号码作一总加数可也。如民国二十三年以前已共有十三万八千号，则二十三年某月之首或末作138000+1800=139800，则从前之总收发号码亦不难知悉。至于登记时所用之单位，则各处不同。多有新案则立一号，旧案则不立号者，此法殊有流弊。余则主张依照图书馆学上之原理，无论其案之为新为旧，于前于后有无关联，只要其单独成立一件而送来或送出，均给予一个号数。盖若用前法，则登记之号码不能确实代表收发公文之件数。且欲查有无旧案，不能专凭记忆，又须于收发处设置种种便检之记录，方能查得，为此又当多作无谓之簿册。既无新登记号码，则仍将旧案号码书上，单书上旧案登记号码，阅卷者亦必未知其有旧案也。且阅卷办理是案者，其记忆力及智慧力未必俱逊于收发处之人员。主张同案用一号码者，最大之理由为同案各案可于档案中放归一处。不知登记乃记录文件流动之历史而放在一处，自有分类编目者优为之，同性质者自当归于一处，与登记号码之同一与否无关也。即以同案之文件而论，前后之件虽其中所讨论之大题无异，而每次发展必有若干之不同。[5]故同案各卷置于一处，仍须有一定之区别。若分别登记，则登记号码之先后既可示事态发展之变迁，又可即以其为次序（或时日近者在前，或时日近者在后），而合收日期之先后也。[6]

    （3）登记之项目

    登记项目因各人需要不同而有歧异，大抵有：

    A. 日期　登记（收或发）之日期。

    B. 号数　登记（收或发）之号数[7]。

    C. 对方之机关名或人名　公文之往来必有一定之对象，本身自是管档者之本机关或人员，对象或是发文来者，或是送文去者，不外机关与个人二种。此点最关重要，等于图书之著作者，万不可少。来文者固是文件之著者，去文者，亦皆因彼而有是项文件之作，亦如著者之重要也。至于机关及人名如何著录，于“编目”中言之。

    D. 案由　案由者乃以最概括简洁之文字述明文件之内容者也，等于图书之书名，亦万不可少。其摘录之法第一宜简，第二宜尽，若简而不尽，毋宁失之繁也。

    E. 附件之登记号码　所谓附件，乃指其物不能单独成立，如单独成立，则其本身即无相当之记载，使人不明其以何因缘而来此者。必附于其自身有说明之件者。如此则不另用登记号码，即书明某号之附件，多者曰附件一、附件二等以明之。凡附件可以合订粘装于主件者即为之，不能而须另放者亦记出之。登记者已假定登记之每一号为一件，故每号无须注明件数。然若有附件则不可不计，须先列附件件数并记其为何物及情形。

    F. 送归何处与何处送来　若是收文，则必分送长官阅办，有完全送交一处者，如秘书处或文书处，有分送各司处者。如全送一处者，则此栏可不必填字，送到时由该处盖章，印“□年□月□日收”即可，并可作为收据；如分送各处，栏内只写“民”（民政司）或“警”（警政司）一字，由各该司盖“□□司□年□月□日”之印即可。若是发文底稿交来归档者，则此栏可名“何处交来”，如“民政司□年□月□日”之印，“警政司□年□月□日”之印，盖上即可。通为一处汇交者，只记年月日可也。

    G. 文别　文别者，其文为令、为函、或为呈也。此非必要，然著之可资统计及其他特殊之用。

    H. 卷目号数　登记号数即该项公文分类之符号也。在理论上，收发处登记时实无须做此项工作，亦不便做此项工作。若必须填入例，则须填例，因登记实在分类之前也。唯现在颇有不少机关之登记簿有纲别、目别（如行政院档案股之登记簿）或档别、类别（如军政部档案室）之设，盖因档案管理者往往以登记簿作为普通依日期以检索档案之目录也。

    I. 原文号数　原文号数者，该文件中所有文件之数序也。如指令一三〇八号是，此项无设立之必要。（如军政部档案室登记簿设有此项）

    J. 备考　此栏自可设立以备不时之用。此外有主张须将公文来处之地别亦列为一栏以便统计者，在某种机关固是极有用处，以一般情形而论，似可不必设立此栏。[8]

    2.3.2　登记簿[9]

    （1）登记之分散与集中

    公文之登记原则上应以机关为单位，但机关之定义亦殊难确定，行政院固一机关也，各部应在其下，省政府固一机关也，各厅应在其下。近省政府虽有合署办公之法，但揆诸事实，各厅、处仍各其独立之机构，行政院下之各部署更无论矣。此所谓机关应以单据一处、备有一机关之完全机构者为主。[10]换言之，即在原则上，院下之各部署，府下之各厅、处所有公文应用一单元之登记。但事实上颇有不然者，如内政部登记公文即系行分司登记之法。若一机关太大，公文繁多，各司分别登记送阅，自亦有便利之点，惟于此即有二问题发生焉：

    分司登记之外，是否仍有总登记之举。照内政部之法，大抵先由总登记之后乃分与各司，各司又复登记也。否则来文与内政部者，何以知应分与某司耶？总登记既不可少，分登记即可废。旧法中各司以登记簿为检索公文之工具，故相率重复登记亦未可知。

    分司登记，若无总登记于前，则所用登记号码势必各有起讫。全部有若干公文何以统计，亦不易一望而知。虽有主张每司各认占若干号码，而冠以“土”、“民”、“警”等字，然有用有未用，亦难遽得其数目。故仍以一机关一单元登记为妥。

    （2）登记之用簿与用卡片

    据调查，登记颇有用卡片登记者，其所以然，因未用一文一号之法，故时加添，以图方便；以登记记录作种种检查之用，比簿式较便。吾人今须知登记乃记录公文之来去，活动之状况，依时依序记录之已足，无事随时添补何种项目，故以用簿式为便。以图书馆卡片制之，如此其通用，而登记仍用簿式，其故可知也。

    （3）登记簿之格式及其项目先后之次序

    图2-1　内政部之总收文簿格式

    登记分收文、发文二种，各用一本登记簿子登记。登记号码每年更换一次。登记簿每本一千号，预先编好。文来时照收文、发文依次登入即得。

    登记手续分辑办理，每辑用登记簿一本，为国产毛边纸，红色油墨铅印，每面五格。

    图2-2　行政院档案股登记簿之格式

    图2-3　军政部总务厅档案室登记簿之格式

    （4）登记项目之决定

    以上各式各有不同，然皆不甚完备。考其中问题，盖因收文项目与发文项目微有不同，收发处之登记与档案处之登记项目亦应有不同者。兹总计之，拟定以下各项，依次列之：①登记日期；②登记号数（收文或发文或收发文总数）；③来文或去文之机关；④案由；⑤文别及文号；⑥附件（如有）；⑦收文日期或发文日期；⑧送交何处或何处送来；⑨档号（此项登记时大抵空着，待日后填入，亦有相当用处）；⑩附注。

    图2-4　江宁县实验政府收发处登记表册格式

    （5）横行与直列

    项目既定，则其首要问题为格式。格式有横行与直行二种。直行为全国所通用，然实不如横行之便利。其次问题则为每号应占若干地位，每页应有若干行。以余之计划，直行可用竹连白纸，每半面五号，每页十号，百页千号。横行可用国产洋纸，每页（上、下页）十五号，百页千五百号，用洋装，视其机关收发文之多少而定厚薄可也。要之，登记簿纸不可太坏，本不可太薄，写时不可潦草，因此簿用时多，纸须坚韧，本太薄则不久一册，检查时不便也。

    此外，尚有一问题，即收发处登记之后，将其副张分送各处以资考查，如内政部复写三份，一送秘书处，一送档案处，一送总务室，其法至善。机关小者自可不必，机关大者实极需要。惟复写时，余意不宜即套在登记簿下写。因登记簿用毛笔不能复印，用铅笔殊不便永久之用。横行洋纸簿若能以极硬之钢笔头用力书之，能印得二三份即最善矣（或竟用油印）。

    2.3.3　档案之登记

    （1）登记之先决问题

    （a）收发处之登记与档案处之登记，兹只讨论档案处之登记；（b）收发归档之连锁登记与收发归档之各别登记，兹主张各别登记；（c）收发登记之分散与集中与归档登记之分散与集中；（d）普通文件之登记与秘密文件之登记。

    （2）登记簿册之研究

    形式：（a）卡片式，兹不主采用；（b）书本式，兹主张采用。

    书写：（a）直行式，兹不主采用；（b）横行式，兹主采用。

    用纸：（a）用国产洋纸；（b）二十六公分宽，四十六公分长；（c）每面十五行，每册二百页，共三千行；（d）用洋装，布面。

    （3）登记之项目及其问题

    日期：登记日期（归档日期），收或发日期；

    号数：登记号数与单位，收或发号数（原文号数）；

    内容：文别，来去文机关或人物，事由摘要，附件及其数目；

    办理者：主办处所（者），登记者，何处送（来）者，典收者，发文方法（归档日期），档码，备考。

    2.3.4　档案之分类

    分类者，将性质相同之物置于一处之谓也。所谓性质相同实含有三种意义：一曰内在的性质相同，二曰外在的性质相同，三曰关系的性质相同是也。凡三者相同，或具其二，或具其一，吾人归纳之于一处，即不失其为一种分类。书籍之分类如是，文件之分类亦然。惟书籍之分类以书籍内容性质为主，文件多以收受管理之范围为主耳。文件少者并可以编目之法处理之，所谓“文件即目录或索引，目录或索引即文件”是也。大抵对于书籍，吾人可就吾人理想之所及，预先规定一种类目以范围之。对于文件，则须视大机关之性质，内部之组织，已有文件或可有文件之内容而后能规定之。一机关因时间不同、地域不同、性质不同，其文件之分类即不能同，若强同之，则必不适用。

    （1）分类之原则

    姜生（C. Johnson）《档案保管法》（The Care of Documents and Management of Archrives）曰：“文件分类重要之点：（a）文件之原群务须保存勿变；（b）在文件之全群未检验以前及其原来关系未了解以前不能遽然确定其分类之系统。”金肯生亦主张档案排列之基础，须足以表明原用此档案之机关在行政上之目的。换言之，即每一足以独立之档案群（respect de fonds）不可任意分离。二氏之所述，多就老档而言，新档在原则上亦未能离乎此。斯铁氏（C. C. Stiles）《爱河华省公档论》亦云：“文件分类之要点在于不失原来行政之组织及合乎行政上之应用，总之以不离respect de fonds为主。”案此词创自1841年法人德卫勒氏（De Wailly），原意即尊重原形之谓。德国称为provenienz prinzip（principal of original）。故斯铁氏分类法要点有五：

    ①分类法以省下之厅处为主。（The classification is made by departments. ）

    ②每厅处之下再分若干大类或主题。（The documents in each department are divided into main divisions or subjects. ）

    ③每一大类或主题之下再分小类以至足用。（Main divisions or subjects are subdivided until the lowest subdivisions or subjects are needed. ）

    ④每小类或主题下之档案依时序排列。（The documents under each subdivision or subject are arranged in chronological order. ）

    ⑤每小类或主题下之档案既依年代排序矣，每一年内之档案则依字顺排列。（The documents under the subdivision are then, for each year, arranged in alphabetical order. ）

    斯氏并谓彼之为此，一切图书馆分类法皆不足用。最紧要者为一各机关之组织表及其行政略史，幸有人已有成书，因得据之分类。由此可见，文件之分类，不能凭空臆想，必须根据已有之文件或现行机关之行政组织方得为之。故今不能创立一施诸四海、行之百世之分类系统。仅就各机关之成法，举数事作例而已。

    （2）现行机关档案分类举例

    （a）内政部

    内务部档案依组织分为卫生署、总务司、民政司、统计司、土地司、警政司、礼俗司各司。总档案处所存各档案，亦沿各司分类排列，不强为分合。司下分类，类下分目，卫生署除外，现有六司，一百一十六类，三百四十四目，大抵各以《修正内政部组织法》所赋予之职掌为主，余视情形酌量加减。如第八条谓民政司掌地方行政及经费，地方行政区划，地方官吏之任免及成绩考核，选举，地方自治，征兵及征发，赈灾、救贫，慈善，国籍等事项，故其文件之内容及分类皆不出乎此。其符号则如民政司法规类省法规目即为“民壹1”。

    （b）铁道部

    铁道部档案之分类以公文之属，于通行于各路者及单行于一路者与属于内部者对立，形成三大类。各类再分十纲，三者名称完全一致：①任免；②法规；③经济；④教育；⑤劳工；⑥建筑；⑦业务；⑧党务；⑨国务；⑩总务。纲下再各分目，目可随时增加，各纲下皆有杂件目，以备放不重要之文件。

    （c）实业部

    依组织分七司一署。司署下或再依职掌分，或依性质分。如总务司分任免、会议、航空、军政、邮电、甄叙、审查、考试、行政、禁烟、国际调查、省县治等类。其下或依性质，或依机关，或依地方再分。

    （d）教育部

    分高等教育、普通教育、社会教育、蒙藏教育、总务、机要、法令七类。前五类文件皆属于各该司职掌者，机要类为秘书处，总务类为参事处之文件。类之下分目，目有依科之职掌分者，亦有依其他特征分者。目下再依事分，每事依次得一号码。事之多者，复分小号，以天干表之。如“普小4甲”为普通教育类——小学教育目——第四号小学课程标准——甲课程标准草案。

    （e）行政院

    分类以职掌为根据，共十六纲，行政院所属各部会各为一纲，省市行政院亦各为一纲，不属各部会、省、市及行政院各纲者则入杂件。纲之下依性质分目，目之下分类。

    （f）兰溪实验县政府

    近见该县档案分类表，则全依图书分类表之法组织之。如500为教育，501教育计划，510教育行政，520教育经费，530学校教育，540社会教育，550宗教伦理教育，560研究设计，570推广辅导，580师资训练，590报告，541民众教育馆，542民众学校，543识字运动，544图书馆，545博物馆、公园，546成人教育、家庭教育，547职业教育，548康乐教育，549其他社教活动。其下再酌量细分，至足为止。

    （g）省政府档案之分类

    湖北省政府档案之分类：①秘书处；②民政厅；③财政厅；④建设厅；⑤教育厅；⑥保安处。

    市政府档案之分类，汉口市政府：……

    县政府档案之分类，武昌县：①总字档案；②民字档案；③财字档案；④教字档案；⑤建字档案。

    由以上数例，兹可以定文件分类之法，宜分为若干级，如门——类——纲——目或部类——门——纲——目（王文山行政院草稿用）。门以一机关内之组织为主，类——纲——目以文件之性质为主。以为四级太多者可用二级如门——类，或三级如门——类——纲以备将来扩充。目，普通即案名。目下再有同件甚多者，加小数细分或可再依时代、地域、事件、人物、性质等分。除时代外，均可依字顺排之。或统依字顺排之。至于分类之要件：①须系统清晰而前后顺次含有相当之意义；②须含伸缩性；③须用简易符号以便书写与记忆。

    （3）分类符号

    分类之代表，照现在情形观之，有种种之不同。

    （a）纯用字代者

    ①用全字如土地司、法规、省法规、江苏省、镇江县、二十一年度

    ②土法省镇二十一

    ③天甲子二十一或AAAA21

    （b）用字与数者

    ①土壹11121或土法省1121或

    ②AAA11.21

    （c）纯用数字者

    如532.41为教育——学校教育——中等学校——训育——训育规程。

    按以上各法，（a）①太不方便，（a）②可用但其字本身无排列之次序，（a）③有排列次序但或不能显示其代表物之性质，或不便于国人；（b）①有用之者，如不用（c）则亦唯有此法，（b）②在某种情形之下可用，因其本身有排列之次序，即美国国会图书馆法也，（c）为今日图书分类法之最通行者，其中又分用十进制与不用十进制两种。[11]

    （4）公文分类应注意之点

    公文分类与书籍不同，书籍其书本身即算完毕，... -->>
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